Coraz więcej przedsiębiorstw bazuje na elektronicznej wymianie danych – EDI. Czym dokładnie jest ? i jakie ma zastosowanie w biznesie? Elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange) to określenie automatycznej wymiany danych oraz dokumentów odbywającej się pomiędzy różnymi systemami komputerowymi z użyciem ustalonych formatów komunikatów.

Dzisiaj większość firm korzysta z komputerów oraz z internetu. Dzięki systemom wykorzystującym EDI – elektroniczną wymianę danych, mogą one współpracować ze sobą jeszcze efektywniej.

Jaki jest cel EDI?

Głównym celem Electronic Data Interchange, czyli elektronicznej wymiany danych jest oszczędność czasu i pieniędzy. Taki efekt uzyskuje się poprzez eliminację wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji do systemów oraz przyspieszenie przepływu danych dzięki użyciu specjalnych aplikacji komputerowych wykorzystywanych przez firmy stosujące EDI.

W konsekwencji dochodzi do zmniejszenia czasochłonności i pracochłonności procesów, informacje są łatwiej dostępne, eliminuje się ryzyko ich nieprawidłowego wprowadzenia, poszerza się i uściśla ważne dane. Dane dostępne są natychmiastowo, dlatego nie trzeba oczekiwać na ich uzyskanie.

Warto przy tym zaznaczyć, że EDI nie należy kojarzyć z rodzajem poczty elektronicznej czy komunikatora internetowego. Wymiana danych odbywa się między systemami informatycznymi, a nie bezpośrednio między ludźmi. Dane te mogą być wtedy przetwarzane automatycznie przez komputery, bez potrzeby angażowania w ten proces człowieka.

Na czym polega elektroniczna wymiana danych?

Aby przedsiębiorcy mogli cieszyć się z tych korzyści, muszą wybrać system EDI i wdrożyć go. W systemach tego rodzaju stosuje się specjalne komunikaty EDI oraz standardy, na których bazują systemy elektronicznej wymiany danych.

Komunikat – techniczny sposób zapisu komunikacji między stronami – zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i do zewnętrznych kontrahentów.

Standard – ściśle określone formaty dokumentów wymienianych między uczestnikami EDI.

Nie określa się jednak sposobów komunikacji, które mogą być różne. Najczęściej stosuje się takie jak: AS2, TCP/IP, HTTPS, FTP, SOAP, X400, TGMS, TIP/EAP, Frame Relay, ISDN, OFTP.

Dzięki temu, że w procesie elektronicznej wymiany danych stosuje się takie same standardy i komunikaty, możliwe jest znaczne ułatwienie całego procesu. Każdy z uczestników wymiany informacji ma je jak na dłoni – niezależnie od tego, z jakiego rodzaju oprogramowania korzysta, ponieważ mają one wspólny „język”. Stosowanie EDI nie jest limitowane różnicami w oprogramowaniu dzięki wspólnej bazie komunikatów i standardów.

Zastosowanie EDI w przedsiębiorstwach

Aktualnie elektroniczna wymiana danych uznawana jest za fundament nowoczesnego rynku. Doskonale sprawdza się w sektorach produkcyjnych, detalicznych, przy śledzeniu transportu w dystrybucji, także przy uzupełnianiu zapasów oraz przy płatnościach elektronicznych.

Badania wskazują, że wdrożenie elektronicznej wymiany danych pozwala na uzyskanie oszczędności wynoszących aż do 80%!

EDI pozwala na wymianę danych takich jak:

  • faktury
  • faktury korygujące
  • zamówienia
  • potwierdzenia zamówień
  • awiza wysyłki
  • i wiele innych

EDI należy postrzegać jako element długoterminowej strategii, która usprawnia kompleksowo działanie przedsiębiorstw, daje oszczędności czasów i kosztów, zmniejsza błędy, ponieważ eliminuje procesy, które prowadzone są ręcznie przez pracowników.

Jak możemy wdrożyć EDI w firmie?

Aktualnie w Polsce działa kilka firm specjalizujących się w dostarczaniu rozwiązań w ramach elektronicznej wymiany danych  jedną z nich jest firma Edison, która od lat zajmuje się oferowaniem klientom zaawansowanych systemów tego rodzaju.

Źródło : crowley.pl