Przekonanie, że wdrożenie EDI (ang. Electronic Data Interchange) zaspokoi wszystkie potrzeby w zakresie elektronicznej wymiany dokumentów z partnerami biznesowymi, jest często spotykane wśród polskich przedsiębiorców. Niekoniecznie jest to jednak słuszne. Chociaż EDI zapewnia taką możliwość, nie jest wolne od ograniczeń. Najważniejszym z nich jest konieczność posiadania osobnego połączenia EDI dla każdego partnera biznesowego, co oznacza ciągłą konieczność tworzenia nowych połączeń, zwłaszcza w przypadku dynamicznie rozwijających się firm.

Dla każdego rodzaju dokumentu i każdego kontrahenta potrzebne są połączenia jeden do jednego, co stanowi ograniczenie, które powoduje, że z czasem EDI przestaje być wystarczające. Ograniczeń tych nie mają coraz częściej stosowane otwarte sieci biznesowe – umożliwiają one komunikację z wszystkimi członkami sieci za pomocą jednego połączenia. Tworzenie największej na świecie otwartej sieci biznesowej to cel, jaki stawia przed sobą wywodząca się ze Szwecji firma Pagero. Pagero istnieje na rynku od ponad 20 lat, a od dwóch lat jest obecna także w Polsce. Do budowanej przez nią sieci Pagero Network należy ponad 14 mln firm z całego świata.

W przyszłym roku KSeF (Krajowy System e-Faktur) też stanie się taką siecią biznesową. Wprowadzenie KSeF przez Ministerstwo Finansów pokazuje, w jakim kierunku zmierzamy – właśnie w stronę budowania sieci biznesowych. KSeF będzie dotyczył wyłącznie e-faktur i nie będzie obejmował wszystkich obszarów związanych z e-fakturowaniem, na przykład nie zapewni wsparcia dla przesyłania załączników. Dlatego warto wybrać sieć, która umożliwia zarówno korzystanie z KSeF, jak i przetwarzanie innych danych biznesowych.

Trend cyfryzacji w Europie

W Polsce czeka nas obowiązkowe korzystanie KSeF. Co ciekawe, korzystanie z e-faktur zamiast faktur papierowych jest już powszechne w krajach skandynawskich, mimo że nie ma w nich takiego prawnego obowiązku, jaki jest wprowadzany w Polsce.

Innymi słowy, nie potrzebują one przymusu by od lat korzystać z e-faktur. Korzystają z nich zatem wyłącznie dlatego, że widzą w tym wartość i dobry kierunek dla rozwoju swojego biznesu. Obserwując globalne trendy, ten kierunek z całą pewnością będzie postępował. Patrząc na to z perspektywy europejskiej, Polska planuje obowiązkowe e-fakturowanie w 2024 roku, podobnie Francja, z kolei we Włoszech taki system już funkcjonuje.

Kolejne kraje, które planują wprowadzić obowiązek e-fakturowania, to Serbia, Rumunia i Węgry. Czechy i Niemcy niedawno poprosiły Komisję Europejską o derogację i możliwość wprowadzenia obowiązku e-fakturowania. A wychodząc poza Europę, np. Stany Zjednoczone także rozważają wprowadzenie takiego obowiązku.

Wszystkie te działania mają na celu szereg korzyści: m.in. większe bezpieczeństwo danych, przyśpieszony obrót, usprawnienie błędów obsługi, standaryzację, zwiększoną kontrolę (uszczelnienie luki w VAT).

Pagero, poza byciem firmą technologiczną, posiada także formalne zaplecze w postaci działu Regulatory Affairs, w którym pracownicy monitorują rynki na całym świecie i tworzą na bieżąco raporty sytuacyjne dotyczące nadchodzących zmian w zakresie e-fakturowania. Obecnie współpracują z firmami w 140 krajach i analizują schematy i plany dotyczące e-fakturowania w ponad 70 krajach.

Polska a kraje nordyckie

Wracając do krajów skandynawskich – popularność komunikacji cyfrowej wynika w nich z innej mentalności niż nasza, w Polsce. Pagero specjalizuje się w tym od ponad 20 lat. Co ciekawe, inicjatorem całej sprawy były same firmy. Firmy potrzebowały lepszego, bardziej efektywnego zarządzania fakturami swoich klientów i dostawców. Większość skandynawskich firm ma pełny proces obustronny, mimo braku scentralizowanych rozwiązań ani nacisku ustawodawczego ze strony rządu.

W krajach nordyckich raczej nie będzie potrzeby nacisku ustawodawczego, skoro już są z tym procesem tak daleko. Wskazuje na to także popularność tej usługi – Skandynawia ma obecnie ok. 30 operatorów świadczących usługę komunikacji cyfrowej. Z jednej strony można pomyśleć, że jest to duża konkurencja. Z drugiej – niekoniecznie jest to konkurencja; wszyscy operatorzy mocno ze sobą współpracują. Starają się pomóc swoim klientom, firmom, którym usługi dostarcza już inny operator.

Rynek jest dojrzały i rozumie, że takie rozwiązania są im potrzebne. A także dostawcy usług rozumieją, że muszą współpracować, aby zwiększyć zasięg. W tego typu rozwiązaniach jest bardzo dużo potencjału i teraz jest czas, aby polski rynek również się na nie otworzył, nie tylko poprzez przestrzeganie ustawodawstwa, które rząd wprowadza, ale patrzenie na szerszy obraz i uzyskiwanie wszystkich benefitów płynących z komunikacji cyfrowej.

Nacisk administracji publicznej i kontrahentów zagranicznych

Na początku rozwoju fakturowania elektronicznego, digitalizacji i EDI w Polsce, to kontrahenci zagraniczni stanowili główny impuls. Oni już korzystali z tych rozwiązań, podczas gdy w naszym kraju dopiero to kiełkowało. To dobrze, że rząd w Polsce coraz mocniej promuje ten model, stając się jego silnym motorem napędowym. Dzięki wprowadzanym regulacjom prawnym mamy możliwość szybszego dostosowania się do coraz powszechniejszej elektronicznej wymiany dokumentów i rozwinięcia tego obszaru.

Nie zawsze tak jednak było. Przez wiele lat administracja publiczna była postrzegana jako czynnik opóźniający proces digitalizacji, nie tylko ze względu na kwestie finansowe, ale także z powodu technologicznego długu i niegotowości do zautomatyzowania pewnych procesów. Mimo istnienia inicjatyw takich jak ePUAP czy profil zaufany, które miały przyspieszać nasze działania, często na końcu drogi pojawiał się tradycyjny formularz papierowy, utrudniając pełne przejście na ścieżkę cyfrową.

Jednak obecnie widzimy zmianę tego stanu w stronę globalnych trendów, a administracja publiczna staje się siłą napędową digitalizacji. Dla nas nie powinna być to już jednak tylko kwestia konieczności, ale otwarcie się na nowe perspektywy i zapewnienie swojemu biznesowi większej efektywności.

Artykuł został stworzony na podstawie rozmowy Marka Maca z myERP z Andrzejem Pijanowskim (Country Manager) i Jussim Ertio (Dyrektor Sprzedaży na Europę Wschodnią) z Pagero.

Więcej informacji: www.pagero.com
Więcej informacji o KSeF: https://www.pagero.com/compliance/solutions/krajowy-system-e-faktur-ksef