Co to jest WMS? (Warehouse Management System)

Oprogramowanie WMS (ang. Warehouse Management System) to system zarządzania magazynem. Pozwala kontrolować przepływ towarów, realizację zamówień i stany magazynowe w przestrzeni logistycznej.

Z czego składa się system WMS?

Oprogramowanie magazynowe WMS niejednokrotnie jest integralną częścią programu ERP, którego elementy kontrolują wszystkie procesy przedsiębiorstwa. Bywa jednak odwrotnie, kiedy to dzięki systemowi WMS prawidłowo funkcjonuje ERP. W tej konfiguracji jednak warto wiedzieć, że największe znaczenie ma efektywna wymiana informacji między wspomnianymi aplikacjami.

Wymiana danych z magazynowym systemem WMS

Oprogramowanie WMS – System ERP

Ten rodzaj komunikacji międzysystemowej odbywa się najczęściej przy użyciu API (ang. Application Programming Interface) Web Services, a nieco mniej za pośrednictwem ESB (ang. Enterprise Service Bus). Niektóre z magazynowych systemów informatycznych WMS wykorzystują obie te metody, zależnie od potrzeb.

Oprogramowanie WMS – Użytkownik

Do optymalnej komunikacji między systemem WMS a jego użytkownikami niezbędne jest połączenie z urządzeniami zewnętrznymi. Są one używane podczas pracy w magazynie, gdzie wymiana informacji powinna odbywać się płynnie. Komunikacja użytkownik – system WMS odbywa się zazwyczaj przy użyciu mobilnej aparatury (np. skanery, czytniki), która rozpoznaje kody kreskowe/kody QR z przypisaną nazwą bądź funkcją. Coraz częściej spotyka się również rejestrowanie danych z etykiet RFID.

Istota działania systemu magazynowego WMS

System WMS pozwala zoptymalizować procesy logistyczne, co w praktyce oznacza, że tego typu oprogramowanie posiada szereg funkcji i narzędzi niezbędnych do koordynowania magazynem. Do najważniejszych z nich należy rejestrowanie i monitorowanie wszystkich wydarzeń magazynowych. Chodzi tu przede wszystkim o przyjęcia towarów (np. tworzenie algorytmu rozkładu dostaw), składowanie (np. zarządzanie parametrami przestrzeni składowania, inwentaryzacja), kompletowanie zamówień (np. ustalanie etapów kompletowania, które uwzględniają umiejscowienie towaru w przestrzeni magazynowej), weryfikację (np. przy pomocy paneli weryfikacyjnych) i wydania (np. prowadzenie rejestru wydanych towarów). Wszystkie te procesy realizowane są dzięki możliwościom systemu WMS, które mają na celu skrócenie czasu oczekiwania na realizację zamówień.

Gdzie warto zastosować system zarządzania magazynem?

Firmami, które najczęściej decydują się na wdrożenie systemu WMS, są magazyny wysokiego składowania i centra logistyczne. Możemy jednak założyć, że magazynowy system informatyczny sprawdzi się wszędzie, gdzie wymagany jest m.in. wyższy poziom kontroli zapasów i towarów, skrócenie czasu kompletowania zamówień, zmniejszenie ilości pomyłek i kosztów, inwentaryzacja i bieżąca kontrola pozostałych procesów magazynowych w czasie rzeczywistym. Istnieją również takie nowoczesne systemy WMS, które znajdą swoje zastosowanie zarówno w mniejszych, jak i większych magazynach. Modułowa budowa i możliwość customizacji takich narzędzi sprawia, że sprawdzą się również w magazynach obsługujących sklepy e-commerce.

Wdrożenie systemu WMS – jak do tego podejść?

Jak to zwykle bywa – tu także pozory mylą. Integracja systemu WMS nie jest procesem tak trudnym, jak mogłoby Ci się wydawać. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka bardzo istotnych kwestii, których nie można pominąć.

Potrzeby przedsiębiorstwa a funkcje systemu

Zdecydowanie, powinniśmy zastanowić się nad potrzebami naszego przedsiębiorstwa. Jasne jest, że całkowicie inne potrzeby dot. systemu WMS będzie mieć firma e-commerce’owa, a inne ta, która zajmuje się przeładunkiem. Przemyślane wymagania to lepiej dostosowane oprogramowanie, a lepsze oprogramowanie to lepsze jutro dla naszego biznesu.

Możliwości rozbudowy oprogramowania

System klasy WMS powinien być elastyczny, czyli taki, który daje możliwość rozbudowy w przyszłości – równolegle do rozwoju przedsiębiorstwa, jak i rynku. Perspektywiczne podejście ma swoje zastosowanie w zasadzie do każdego typu wdrożeń. Dostawcy systemu WMS uwzględniają zmianę trendów i dynamikę rynku w celu zmaksymalizowania optymalizacji procesów.

Weryfikacja dostawcy

Z rozbudową systemu WMS i dynamiką potrzeb przedsiębiorstwa wiąże się również kwestia kompetencji dostawcy oprogramowania. Powinniśmy mieć niemal 100% pewność, że firma wdrożeniowa jest godna zaufania oraz posiada wystarczającą ilość wiedzy i zasobów do aktualizacji naszego systemu w przyszłości. Decyzja o wdrożeniu systemu magazynowego WMS wymaga złożonej reorganizacji, sporego nakładu czasu, pracy i pieniędzy. System powinien być zatem niezawodny do tego stopnia, aby „stawał na głowie” w konfrontacji z pojawiającymi się problemami.

Który z dostępnych rodzajów WMS powinniśmy wybrać?

Model tradycyjny – zakup opłacany jednorazowo

Podobnie do sposobu nabywania systemów ERP – użytkownik nabywa w tym modelu licencję na własność. Z tej opcji korzystają zazwyczaj większe przedsiębiorstwa, które mogą pozwolić sobie na jednorazowy wydatek w zakup programu WMS. Nie zapominajmy jednak o corocznych aktualizacjach, z którymi firma również musi się mierzyć. Tego typu model będzie szczególnie sensowny i opłacalny dla organizacji, które są w stanie określić swoje indywidualne potrzeby i wymaganą większą ilość modułów czy funkcji.

Model abonamentowy – zakup opłacany cyklicznie

Model ten docenią przede wszystkim firmy, które są bardziej przekonane do opłat abonamentowych. Nie zależy im bowiem na braku licencji „na własność”, a doceniają mniejszą odpowiedzialność i elastyczność. Ogromną zaletą tego rozwiązania jest możliwość dostosowywania ilości dostępów do systemu WMS w odniesieniu do danej chwili i zapotrzebowania. Zdecydowanie łatwiej jest również kontrolować koszty związane z sektorem IT firmy, m.in. dzięki uwzględnieniu aktualizacji w opłacie za wynajem licencji czy możliwość łatwej rezygnacji w razie niezadowolenia.

Jaki jest koszt rozwiązania WMS?

Trudno jest sprecyzować cenę zakupu oraz utrzymania takiego oprogramowania. Kwota zakupu zależy nie tylko od wybranego modelu zakupu, ale również od czynników związanych z indywidualnymi potrzebami danej organizacji oraz jej profilu. W celu poznania orientacyjnych kwot wdrożenia systemu zarządzania WMS zapraszamy do kontaktu z ekspertami myERP.pl, którzy jak zawsze służą pomocą!