Jeśli pracownicy w Twojej firmie regularnie muszą spędzić godziny na ręcznym wprowadzaniu danych do systemu ERP, to możliwe, że jest problem z wydajnością, dlaczego firma powinna zainwestować w nowy system.

Często opisywane jako szkielet firmy, systemy ERP przechwytują i łączą dane, które zasilają Twoją firmę. ERP jest znaczącą inwestycją. Nie tylko istnieją wieczyste koszty licencji lub abonamentu, ale firmy muszą płacić za koszty wdrożenia, w tym dostosowania i szkolenia, a także koszty bieżące, takie jak obsługa klienta, pracowników IT, i utrzymanie. Nic więc dziwnego, że decyzja o zastąpieniu systemu ERP przedsiębiorstwa przemysłowego nie jest podejmowana lekko. Jak wszystkie technologie, systemy ERP mogą stać się nieaktualne i może skończyć się na tym, że system będzie uciążliwy.

Oto siedem sposobów, aby powiedzieć, że Twój system ERP jest nieaktualny. 

To nie jest oparte na chmurze

W  roku 2019 r. stwierdzono, że „licencje on-premise ustępują miejsca platformom ERP opartym na chmurze, które mogą oferować łatwiejsze do zintegrowania rozwiązania we wszystkich podmiotach i zapewniać gotowy dostęp do nowych technologii”. Cztery najlepsze powody, dla których firmy wybierają ERP w chmurze, to :

  • Standaryzacja w jednym systemie dla wielu podmiotów
  • Potrzeby w zakresie współpracy w wielu lokalizacjach
  • Trudna rekrutacja pracowników IT
  • Dotychczasowa infrastruktura technologiczna ograniczająca organizację

Widać również, że użytkownicy systemów ERP oczekują, że przejście do chmury da im dostęp do „zawsze aktualej wersji systemu” z bieżącymi aktualizacjami i wsparciem technicznym. 

Dostęp do danych z wszystkich urządzeń

Jeśli kiedykolwiek miałeś doświadczenie kogoś, kto mówi do Ciebie: „Jasne, mogę uzyskać te informacje dla Ciebie, ale będziesz musiał poczekać, aż wrócę przy moim biurku,” Twój ERP został prawdopodobnie zbudowany przed powstaniem smartfonów, lub używasz ERP z mobilną wersją, która nie jest tak wszechstronny jak doświadczenie na pulpicie.

Przestarzałe systemy ERP mogą być kluczowym czynnikiem powstrzymującym organizacje przed osiągnięciem pełnej mobilności, utrudniając elastyczność i wydajność. Podczas gdy prawie każdy nowoczesny ERP będzie miał funkcjonalność mobilną, niektóre z nich są uproszczone wersje pełnej oferty. Dlatego ważne jest, aby dowiedzieć się, czy istnieją jakieś kluczowe funkcje, które nie mogą być dostępne za pośrednictwem smartfona.

Brakuje funkcji, które są teraz standardem branżowym

Każdego roku firmy techniczne pojawiają się z niezliczoną ilością nowych rozwiązań opartych na systemie ERP. W rzeczywistości, większość z nich nigdy nie dogoni, ale kilka cennych staje się standardem branżowym. Jeśli Twój przestarzały system ERP nie obsługuje teraz standardowych rozwiązań technicznych, takich jak zintegrowana analiza, Twoja konkurencja może mieć przewagę.  

Wsparcie dla sprzedawców zostało wstrzymane.

W przypadku bardzo przestarzałych systemów ERP, sprzedawca technologii w końcu zdecyduje, że jest to zbyt kosztowne dla nich, aby nadal oferować wsparcie techniczne dla malejącej liczby użytkowników. Jest to wyraźna czerwona flaga i może pobudzić organizacje do aktualizacji ich ERP, ponieważ nie będą już w stanie rozwiązać problemów z ich starego systemu.

Innym scenariuszem może być to, że dostawcy technologii nadal oferują wsparcie dla przestarzałych ERP, ale zwiększyć koszty tego wsparcia, ponieważ będą potrzebować specjalnego zespołu do opieki nad tą małą pulą użytkowników.

Nie można zintegrować nowych technologii

Integracja – lub zdolność do integracji przyszłych technologii – jest kluczowym czynnikiem przy wyborze ERP. Integracja oznacza,  dane łatwe do przenoszenia pomiędzy systemami. Bez tego, przed przeniesieniem danych do systemu ERP może być konieczne ich ręczne przygotowanie, co prowadzi do nieefektywnego przepływu pracy.

Ręczne wprowadzanie danych

Przestarzałe systemy ERP zazwyczaj wymagają więcej ręcznego wprowadzania danych, gdy się starzeją. Jeśli okaże się, że Twój system ERP pochłania cenny czas dla użytkowników lub Twojego wewnętrznego zespołu IT, warto zastanowić się, ile to kosztuje Twoją firmę. Praca ręczna jest również frustrująca i demotywująca dla pracowników, którzy wolą spędzać swój czas na projektach tworzących wartość dodaną.

Twój przestarzały ERP może również frustrujące organizacje zewnętrzne do Twojej firmy, takie jak dostawcy, którzy nie lubią pracować z Tobą z powodu nieporęcznego doświadczenia online. Klienci biznesowi zauważą, że Twój ERP jest przestarzały, ponieważ Twoja reaktywność będzie wolniejsza niż standard branżowy.

Niezgodność z przepisami

Systemy ERP są czynnikiem zapewniającym zgodność z przepisami, zapewniając widoczność danych niezbędną do sporządzania sprawozdań i przeprowadzania audytów. Przestarzałe systemy mogą jednak nie być w stanie zapewnić wsparcia niezbędnego do zapewnienia zgodności z przepisami, gdy wejdą w życie nowe regulacje.

Ostatecznie koszty i utracone możliwości wynikające z przestarzałego systemu ERP – praca ręczna, kary regulaminowe, utrata przewagi konkurencyjnej, brak mobilności i inne – sumują się, stając się droższe niż koszt wprowadzenia nowego systemu ERP.