Branża spożywcza musi mierzyć się z wieloma wyzwaniami związanymi z zarządzaniem informacjami w firmie. Oprócz właściwego planowania (które polega między innymi na unikaniu sytuacji powstawania nadwyżek produkcyjnych) ważnym aspektem pozostają kwestie podatkowo-księgowe. Chęć usprawnienia procesu przesyłania i wprowadzenia dokumentów finansowych odgrywa ogromną rolę – zwłaszcza, gdy mówimy o sieci sklepów znajdujących się w różnych lokalizacjach i potrzebie sprawnego obiegu dokumentacji. Tu z pomocą przychodzą rozwiązania informatyczne, takie jak systemy ERP.

 

„Społem” usprawnia procesy handlowe z programem finansowo-księgowym

Szeroko rozumiany sektor spożywczy (rolnicy, przetwórcy, eksporterzy, sieci handlowe) w Polsce rozwija się w szybkim tempie. Obecnie w Europie jesteśmy siódmym co do wielkości producentem żywności, a do 2025 roku mamy szansę zająć nawet pierwsze miejsce. Wysoki poziom technologiczny przetwórstwa żywności sprawia, że polski przemysł spożywczy jest uważany za jeden z najnowocześniejszych w Unii Europejskiej, co również przyczynia się do jego szybkiego wzrostu. Firmy tej branży, jak chociażby „Społem” Warszawska Spółdzielnia Spożywców Praga Południe mierzą się często z podobnymi wyzwaniami, do których zaliczają się: fakt posiadania dużej liczby sklepów, konieczność ręcznej obsługi faktur zakupu towarów, czy wymiana dokumentów między sklepami a biurem centrali. W przypadku „Społem” Praga Południe mówimy tu aż o  25 sklepach i do pewnego momentu ręcznej obsłudze 15 tysięcy faktur zakupu towarów.

Zanim spółka scyfryzowała biznes i postawiła na program księgowy, pracowała w następujący sposób: oryginały faktur trafiały do biura, każda z nich musiała przejść przez ręce księgowości, a ta z kolei borykała się ze stosem papierowej dokumentacji. Do tego dochodziło ryzyko popełniania błędów ludzkich, takich jak pomyłki w wartościach faktur.

Cyfrowy obieg dokumentów to mniejsze ryzyko błędów

Od kilku lat Społem WSS korzysta z programów Symfonia ERP Finanse i Księgowość oraz Symfonia Handel. W związku z tą zmianą automatycznie trafiają wszystkie dokumenty związane z zakupem: faktury, PZ, WZ, inne dokumenty dostaw, informacje o korektach, przesunięciach towarów. Wszystkie dokumenty księgowe w spółdzielni obsługuje system informatyczny:

„Dzięki programowi możemy skanować 100 faktur na minutę i dodawać je do systemu księgowego automatycznie.Wprowadziliśmy faktury elektroniczne na dostawy towarów bezpośrednio do systemu handlowego i potem ściągane do systemu księgowego. System obiegu dokumentów umożliwił nam również przyjmowanie wszystkich korekt w formie elektronicznej” – mówi Małgorzata Piotrowska, Vice Prezes ds. Ekonomicznych w „Społem” WSS Praga Południe.

Ogromnym znaczeniem dla przedstiawicieli firmy z branży spożywczej było też to, że ERP pomaga w przygotowaniu niezbędnych sprawozdań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz ułatwia zachowanie płynności finansowej. Dostarcza też informacji spółkę na temat sytuacji w poszczególnych sklepach: „Program pomaga również automatycznie rozłożyć, według przyjętych kryteriów powierzchniowych, koszty tzw. zakładowe, czyli koszty wspólne. W przypadku analiz rentowności jest to sporym ułatwieniem” – dodaje Małgorzata Piotrowska z firmy „Społem”.