Wybór i wdrożenie systemu ERP wiąże się z wieloma wyzwaniami, a te z błędami, które możesz popełnić. Na większość z nich możesz się wcześniej przygotować. Jakie są najczęściej popełniane błędy przy wyborze systemu ERP? Dowiedz się, jak poradzić sobie z każdym z nich.

Nieprecyzyjnie zdefiniowane cele projektu oraz źle dobrane mierniki ich osiągnięcia

Ustalenie celów wdrożenia rozwiązania, a następnie określenie mierników ich realizacji jest kluczowym krokiem przygotowania projektu implementacji systemu ERP. Rozpoczęcie go w taki sposób zwiększa szanse na zakończenie całego przedsięwzięcia sukcesem. Nawet najlepiej dopasowane do Twojej organizacji narzędzie może nie spełnić oczekiwań, jeżeli cele wdrożenia nie zostaną odpowiednio ustalone. W jaki sposób to zrobić i na co zwrócić szczególną uwagę?

Rada eksperta: Z całą pewnością w definiowaniu celów projektów wdrożeniowych najlepiej sprawdza się popularna metoda SMART. Zgodnie z nią każdy z nich powinien być:

  • skonkretyzowany, 
  • mierzalny, 
  • osiągalny, 
  • istotny,
  • określony w czasie. 

Co więcej, dobrze, aby cele były spójne z działaniami organizacji zarówno na poziomie operacyjnym, jak i taktycznym oraz strategicznym.

Wybór dostawcy, który nie posiada doświadczenia w realizacji projektów dla konkretnej branży

Jeżeli jesteś na etapie poszukiwania dostawcy systemu ERP, warto pamiętać, by zdecydować się na współpracę z takim, który na swoim koncie posiada realizację wdrożeń w przedsiębiorstwach o podobnej specyfice. Będzie wówczas rozumiał wyzwania, z jakimi mierzy się Twoja organizacja, a także wiedział, jak wesprzeć zarówno Ciebie, jak i Twoją firmę w realizacji określonych celów. 

Rada eksperta: Szukaj takich dostawców, którzy mogą pochwalić się sekcją testymoniali lub case studies z projektów, z których dowiesz się, jak przebiegała współpraca z innymi przedsiębiorstwami z tej samej branży. Wybierz tego, którego doświadczenie pokrywa się z wymaganiami wynikającymi z określonych wcześniej celów biznesowych.

Brak odpowiedniego zaangażowania w projekt po stronie klienta

Niepokojącym sygnałem, który może wskazywać na to, że Twoja firma być może nie jest gotowa na wdrożenie, jest brak Twojego (jako odbiorcy) zaangażowania. W takiej sytuacji warto zrobić krok wstecz i odłożyć projekt na późniejszy czas, by lepiej się do niego przygotować. Na podstawie mojego doświadczenia wiem, że jeżeli już na etapie prac projektowych po stronie odbiorcy pojawiają się liczne opóźnienia (związane np. z przekazywaniem dokumentacji lub odbiorami prac) to nie są one wykonywane szczegółowo i dostatecznie rzetelnie, a dostawca nie dostaje regularnego feedbacku. Bez wątpienia, w momencie uruchomienia, pojawią się dodatkowe problemy z tego powodu.

Rada eksperta: W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest praca w metodyce zwinnej. Projekt zostaje podzielony na mniejsze etapy, a obie strony mają ze sobą częsty kontakt, dzięki czemu mogą omawiać wszystkie pojawiające się wyzwania, pytania i problemy. Zaangażowanie i przypilnowanie uruchomienia systemu przez klienta jest w takiej sytuacji pełniejsze, zatem trudniej o niedopatrzenia.

Brak zachowania równowagi między założeniami budżetowymi a celami projektu 

Wdrożenie systemu informatycznego zawsze wiąże się z dużymi nakładami finansowymi. Założenie, iż projekt będzie kosztował dokładnie tyle, ile zostało podane na etapie rozmów handlowych, niejednokrotnie bywa błędne. Przez wiele miesięcy trwania projektu, może zmienić się sytuacja na rynku, więc budżet naturalnie ulega zmianie – najczęściej wzrasta. Cele projektu ewoluują, przez co projekt czasami rośnie, i finalnie kosztuje więcej. Często dopiero podczas wdrożenia organizacja dowiaduje się o złożoności swoich procesów.

Rada eksperta: Już na samym początku projektu wdrożeniowego, warto przygotować sobie bufor budżetu, zakładając, że cele, założenia projektowe i okoliczności rynkowe mogą się zmienić, a wtedy koszt z całą pewnością wzrośnie. Z mojego doświadczenia wynika, że należy zaplanować sobie rezerwę na poziomie 20-30%. Taka praktyka pomoże uniknąć rozczarowania i komplikacji.

Decyzja o wdrożeniu rozwiązania, które zaspokoi jedynie bieżące potrzeby

Wdrożenie systemu informatycznego, który nie uwzględnia potencjalnych zmian otoczenia i potrzeb biznesowych to kolejny istotny błąd. System ERP musi być skalowalny, ponieważ ma towarzyszyć firmie przez wiele lat. W tym czasie jej sytuacja i potrzeby wielokrotnie mogą się zmienić, a narzędzie musi być w stanie dopasować się do tych zmian.

Rada eksperta: Dobrym rozwiązaniem jest wybór takiego narzędzia, które będzie mogło być na bieżąco dopasowywane do nowych potrzeb, rosnącej liczby pracowników lub zmian procesów. Świadomość możliwości wystąpienia sytuacji powinna być jasno komunikowana od samego początku i stanowić istotny punkt podczas planowania tego, w jaki sposób system ma działać.

Podsumowanie

Na drodze do wdrożenia systemu ERP można popełnić liczne błędy. Kluczem do poradzenia sobie z nimi jest odpowiednia i jasna komunikacja od samego początku trwania projektu  – zarówno wewnętrzna, w organizacji, która jest klientem, jak i pomiędzy nią a dostawcą.