Zmiana systemu ERP – jakie są symptomy

Niezależnie od tego, czy jesteś małą lub średnią firmą produkcyjną bądź handlową, jedna rzecz jest uniwersalna: polegasz na oprogramowaniu ERP, by właściwie wspierać potrzeby organizacji. Od zakupów, do strategii łańcucha dostaw – jeśli oprogramowanie ERP nie działa tak dobrze, jak powinno, twoje operacje cierpią, wydajność spada, a zdolności decyzyjne są bardzo słabe. W tym momencie powinieneś rozważyć efektywność bieżących procesów i zastanowić się nad zmianą systemu ERP.

W jakich przypadkach warto dokonać zmiany systemu ERP na inny?

Co jest przyczyną problemu? Czy sedno tkwi w przestarzałej infrastrukturze ERP lub jej małej elastyczności względem dynamicznego rozwoju organizacji? A może zmianom uległ model działalności, a dostosowanie obecnego rozwiązania ERP pochłonęłoby setki godzin bez gwarancji sukcesu? Jedno jest pewne – w wielu przypadkach najlepszą opcją jest rozstanie z dotychczasowym oprogramowaniem i jego wymiana na „lepszy” model. Tak – zmiana systemu ERP to poważna decyzja, która niesie za sobą duże inwestycje czasowe, zasobowe jak i kosztowe. Niemniej jednak, może być jedynym skutecznym sposobem na pozostanie twojego biznesu w grze.

10 oznaki, że twój system ERP wymaga zmiany

Jeśli jesteś gotowy na szybki sprint po sukces z nowym zapleczem ERP, czas przekonać się czy twoje oprogramowanie rzeczywiście wymaga zmiany. Jakie są oznaki, że system ERP jest przestarzały lub nie jest wystarczający dla twojej firmy? Poniżej przedstawimy kilka wskazówek, które mogą sygnalizować, że system ERP nadaje się do wymiany, lub zbliża się nieunikniony czas w którym może stać się balastem dla twojej firmy.

1. Stwierdzasz, że istnieje poważny brak wsparcia dla oprogramowania ERP lub że sprzedawca nie obsługuje już istniejącego oprogramowania.

• Niestety czasami jest tak, że firmy nie pamiętają lub też nie chcą z powodów wysokich kosztów aktualizować systemu, czy też nigdy nie ma „odpowiedniego momentu” na aktualizacje systemu. Może to spowodować brak wsparcia dla aktualnej wersji ERP, niesie to za sobą kosztowne aktualizacje kilku wersji na raz. Czasami bardziej opłaca się zrobić rewdrożenie lub po prostu wybrać nowy system ERP

Aktualizacje systemu za każdym razem powodują problemy z systemem, zaburzając prace użytkownikom końcowym.

Trudno jest znaleźć wykwalifikowanych specjalistów systemów, aby wspierać starsze rozwiązanie.

• Jest to kolejny problem, a tak naprawdę następstwo nieaktualizowani systemów ERP

Twoje koszty operacyjne są bardzo wysokie i nadal istnieje wiele wyzwań, z którymi system nie może sobie poradzić.

Twój system ERP ma wiele problemów z wydajnością lub stabilnością.

• Jeśli twoja firma szybko się rozwija i z miesiąca na miesiąc ma ogromne przyrosty danych, czasami system ERP, który posiadasz może nie poradzić sobie z wydajnością i stabilnością.

Kierownictwo i osoby decyzyjne mają bardzo ograniczony wgląd w dane, które znajdują się w systemie. Brak odpowiednich funkcjonalności dla kadry zarządzającej.

Brakuje danych w czasie rzeczywistym, a pracownicy tracą dużo czasu na generowanie raportów. Nie masz również dostępu do danych, na dowolnym urządzeniu, w dowolnym czasie ponieważ nie ma możliwości przejścia w chmurę.

Twój obecny system ERP nie radzi sobie z integracjami lub są one bardzo kosztowne i wymagają dużej zmiany od strony programistycznej.

Nie jesteś zadowolony z serwisu, który oferuje Ci obecny partner, ciągle czujesz się zaniedbywany przez dostawcę oprogramowania.

• Praca na systemie ERP jak i wsparcie podczas bieżących problemów jest bardzo ważnym czynnikiem. W każdej sytuacji powinieneś czuć się bezpiecznie ze swoim partnerem. Każdy zgłoszony problem jest „drogą przez mękę”? A napomknięcie o zmianie systemu potrafi diametralnie zmienić podejście dostawcy? Gwarantujemy, że takie podejście do klienta nie wypracuje trwałych relacji i współpracy na lata. 

Pomimo posiadania systemu ERP, okazuje się, że nadal wykonujesz dużo manualnych procesów, które powinny być łatwo zautomatyzowane.

 

Oczywiście powyższe „symptomy” nie są sztywne. Często, kolejną trudną decyzją może okazać się propozycje i rekomendacje obecnego dostawcy ERP, odnośnie „aktualizacji systemu do najnowszej wersji, która będzie mniej kosztowna i przywróci stabilną pracę z twoim systemem”.

Aktualizacja czy zmiana systemu ERP – oto jest pytanie!

Oczywiście, czasami aktualizacja jest  właściwym rozwiązaniem. Z pewnością niesie ona za sobą mniej stresu dla osoby odpowiedzialnej za utrzymanie systemu ERP. Zanim jednak podejmiesz finalną decyzję o aktualizacji zamiast zmianie systemu ERP, zerknij na poniższe pytania i odpowiedz na nie „tak” lub „nie”.

1. Unowocześniony system ma funkcjonalności, które spełniają potrzeby biznesowe firmy dziś i w przyszłości?
2. Masz doskonałe relacje z obecnym dostawcą i partnerem serwisowym i jesteś zadowolony z poziomu wsparcia?
3. Użytkownicy końcowi są zadowoleni z obecnego systemu w zdecydowanej większości?
4. Nowa wersja może pomóc Ci skalować w przyszłości i nadążyć za postępem technologicznym?
5. Czy najnowsza aktualizacja wniesie do systemu wiele sztandarowych funkcjonalności, za które nie musisz dodatkowo płacić?

Jeśli na wszystkie pytania odpowiedziałeś twierdząco, to aktualizacja systemu ERP stoi przed tobą otworem. Jeśli wręcz przeciwnie, rozważ całkowitą zmianę systemu ERP.

O czym jeszcze warto pamiętać podczas aktualizacji oprogramowania ERP? Otóż – o możliwości przeniesienia systemu do chmury. Oprócz zmniejszenia kosztów IT i sprzętu, rozwiązanie chmurowe ma wiele zalet. Pozwalają na szybki dostęp do danych z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu, a także obniżają całkowity koszt posiadania w porównaniu do systemów na miejscu. Jest do doskonała opcja w nowej pandemicznej rzeczywistości, gdzie praca zdalna staje się standardem. Na przełomie najbliższych lat przewiduje się, że społeczeństwa będą odchodzić od pracy biurowej, a mobilność i dostęp do danych z każdego miejsca będzie kluczowe dla obecnych systemów ERP.

Zamiana systemu ERP – jak go wybrać?

Łatwy interfejs

Przede wszystkim, bazując na doświadczeniu z poprzedniego wdrożenia (jeśli brałeś przy nim udział), nowy system powinien być łatwy do nauki. Pamiętaj, że każda zmiana systemu ERP dla użytkownika końcowego to najgorsze co może być. Każdy ma swoje przyzwyczajenia, i boi się nowego, ponieważ będzie musiał poświecić jakiś czas na naukę obsługi nowego systemu. Dlatego system ERP musi być łatwy do nauki i łatwy w użyciu. Interfejs ma być na tyle prosty, aby być intuicyjny i  wymagać jak najmniej czasu na naukę.

Elastyczność i integracje

Należy również pamiętać o bezpiecznej i bezproblemowej integracji z systemami zewnętrznymi. Jeśli API twojego systemu jest „sztywne” i nie jest „elastyczne” jeśli chodzi o zmiany, powinieneś zrezygnować z takiego rozwiązania. W  dzisiejszych czasach system ERP jest systemem centralnym i wymaga wielu integracji zewnętrznych. Pamiętaj o tym, aby dostawca potrafił się dogadać z firmą zewnętrzna przy integracji kolejnego rozwiązania. W programach takich jak Epicor integracje odbywają się bezproblemowo, w dużej mierze jest to uzależnione od elastyczności systemu, ale także od teamu, który przy tym pracuje.

Katalogowanie procesów

Kolejną ważną rzeczą jest dokumentowanie i katalogowanie procesów biznesowych. Więcej nie znaczy lepiej, a niekończąca się lista funkcji systemu ERP nie powinna namieszać w głowie. Oczywiście dla decydentów może tak się wydawać, lecz dla zwykłego użytkownika mądrzejszym podejściem jest skupienie się na rzeczywistych procesach biznesowych, które mają być wspierane przez technologię.

Moduły dodatkowe

Biznes nie znosi stagnacji, dlatego zawsze należy rozważyć wdrożenie modułów opcjonalnych. Zaletą posiadania oddzielnych, ale dobrze dopasowanych modułów jest możliwość skalowania systemu ERP w razie potrzeby. Opcja skalowania pozwala na integrację czy wdrożenie tylko potrzebnych modułów w danym czasie. W miarę jak firma będzie się rozwijać można pomyśleć o dodatkowych rozwiązaniach lub też poszerzonych funkcjonalnościach. Dlatego, nie należy się bać takich rozwiązań jakim jest Epicor. Nie trzeba kupować od razu wszystkich modułów. Takie wdrożenie może być sposobem na lata stabilnej pracy oraz rozwoju systemu razem z firmą.

Dane

Kolejnym ważnym punktem jest, zbieranie danych w ERP. Dane historyczne oferują wgląd w trendy, wskazują czynniki wzrostu oraz możliwości optymalizacji procesów biznesowych. Weź pod uwagę narzędzie do raportowania, które łatwo generuje nawet skomplikowane raporty. Przedstawienie danych w prosty i czytelny sposób będzie kluczem do wyłowienia najistotniejszych perełek dla ciebie i twojego zespołu.

Innowacje

Bycie zorientowanym na przyszłość oznacza, że ufasz, iż system  ERP, który może spełnić Twoje potrzeby w chwili obecnej, będzie spełniał je także w przyszłości. W nowej rzeczywistości przemysłu 4.0, twoja przewaga nad konkurencją zależeć będzie od skutecznego wykorzystania najnowszych technologii. Przełomowe rozwiązania, takie jak korzystanie z urządzeń mobilnych do przechwytywania danych w zdalnych lokalizacjach, uczenia maszynowego, Internetu rzeczy i automatyzacji są przykładem najnowocześniejszych technologii, które mogą pozycjonować twoją firmę z przodu pakietu w branży. Wybierz dostawcę i wdrożeniowca ERP, który dowodzi, że innowacyjność jest w ich krwi i że te innowacje będą dostępne dla twojej firmy.

Jakie mogą wystąpić problemy związane z migracją na nowy system ERP?

Brak definicji procesów biznesowych

Doświadczony kierownik projektu powinien znać najważniejsze problemy jakie mogą spotkać każdą firmę przy migracji systemu ERP. Lepiej ich unikać, lecz pamiętajmy, że 100% sukcesu projektu nie zależy tylko od kierownika. W takie projekty muszą być zaangażowani wszyscy pracownicy w firmie. Z kolei firma musi jasno zdefiniować procesy biznesowe pod nowy system. Wiąże się to z dużym nakładem pracy w każdym dziale. Dlatego warto zadbać o taką dokumentację już przed zmianą systemu ERP.  Jeśli nie uda nam się zdefiniować wszystkich procesów biznesowych, temat ten będzie wielokrotnie powracał podczas wdrożenia, co będzie wydłużać sam projekt oraz generować dodatkowe koszty. Może się okazać, że na etapie walidacji systemu, nie o takie rozwiązanie nam chodziło i będziemy żądali zmian. Dlatego Mindbox uczula swoich klientów na warsztatach, że spisanie procesów biznesowych jest kluczowe.

Rotacje w zespole wdrożeniowym

Jak ważne jest wyznaczenie odpowiednich osób w projekcie do swojej roli? Wiele firm nie zdaje sobie sprawy jakie konsekwencje może nieść za sobą brak podziału ról w zespole. Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, kierownik projektu jest ważną personą, lecz nie najważniejszą. PM jest osobą „spinającą” wszystkie tematy oraz negocjatorem. Lecz kto ma lepszą wiedzę na temat procesów biznesowych, jak nie kierownicy danych działów? To oni będą odpowiedzialni za swoje moduły w nowym systemie. Powinni być  rozliczani za wykonanie swoich zadań, które zostały im powierzone przez kierownika projektu w terminie. Warto również zadbać o dodatkową „motywację” dla teamu, który wdraża system. Najgorsze co może cię spotkać to rotacja kluczowych pracowników podczas projektu.

Modyfikacje systemu ERP

Kolejnym kluczowym czynnikiem według nas, na który trzeba zwrócić uwagę jest dobieranie modyfikacji systemu ERP. Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, że możemy decydować jaki moduł chcemy wdrożyć, tak samo powinniśmy pamiętać o modyfikacjach, które będą wykonane dla naszej firmy. Nie ma systemu ERP w 100% skrojonego pod firmę. Musimy liczyć się z tym, że jeśli chcemy dopasować system ERP do naszych procesów biznesowych (a nie odwrotnie), pojawiać się będą dodatkowe modyfikacje.

Nie należy z nimi przesadzać, ponieważ nadmierna ilość modyfikacji spowoduje bardzo długi okres wdrożenia systemu, co niesie za sobą ryzyko wcześniej wspomnianej rotacji pracowników, czy też zmian w samych procesach biznesowych. Skup się na najważniejszych funkcjonalnościach, które pozwolą osiągnąć najważniejsze cele. Wszystkie inne modyfikacje mogą poczekać. Lepiej wdrożyć „solidną bazę” niż olbrzymi „kombajn”, który nie będzie w pełni przetestowany.

Testy

Integracje są kluczowym czynnikiem w projekcie lecz trzeba zadbać o dodatkowy czas na ich przetestowanie. Może okazać się że na końcowym etapie testów integracji np. z marketplace (Allegro) dostawca wprowadzi szereg zmian, które również musimy uwzględnić z naszym systemem centralnym i istnieje ryzyko kolejnych testów.

Często niedoświadczone firmy nie są świadome jak ważne są testy wydajnościowe – nie samego systemu ERP, ale właśnie integracji zewnętrznych. Jeśli mamy ich dużo, warto zapytać naszego dostawcę czy nie lepiej zrobić szyny PIM? I czy na pewno integrowanie poprzez web-api nie spowolni przesyłania danych?

Czym kierować się przy wyborze partnera do wdrożenia systemu ERP?

Rozwój technologii to kluczowy katalizator dla powstawania nowych oprogramowań ERP. Zarówno dla dostawców jak i firm, które poszukują systemu, mamy coraz większy wybór jeśli chodzi o nowoczesne systemy ERP. Jeśli ktoś nie idzie z duchem czasu i obecnie panującymi trendami prawdopodobnie szybko zostanie wyparty z rynku. Wiele firm inwestuje w specjalistów z branży ERP, żeby mieć na pokładzie kogoś doświadczonego. Kogoś kto pomoże „spiąć” wszystkie najważniejsze tematy i sprawi, że wdrożenie zakończy się sukcesem. Jeśli jesteśmy zdecydowani na zmianę systemu  ERP, przed nami trudny wybór: jakiego partnera wybrać i czym kierować się porównując oferty?

Doświadczenie to podstawa

Przede wszystkim, powinniśmy sprawdzić czy dany partner ma doświadczenie w twojej branży. Co z tego, że  zdobywają nagrody w różnych kategoriach, i wszyscy o nich mówią? Że obsługuje największe firmy i każdy chce u niego pracować? Jeśli dany partner nie ma doświadczenia w twojej branży, możesz być pierwszą firmą, w której dany dostawca będzie spędzał wiele godzin nad rozwiązaniem problemu. Lub też wycena projektu może być znacząco zawyżona. W najgorszym scenariuszu wdrożenie może się nie udać.

Konsultant na pokładzie

Kolejnym kluczowym czynnikiem jest zaangażowanie osoby po stronie partnera, która brała udział w podobnym projekcie – czyli konsultanta. Jeśli partner zagwarantuje ci konsultanta, który zna procesy z twojej branży, jest to doskonały człowiek do rozmów dla ciebie. Taka osoba ma większy pogląd na problemy i specyfikę branży. Na pewno będzie w stanie zoptymalizować twoje procesy na jeszcze wyższy poziom . Warto doprecyzować, czy dany konsultant ERP po stronie partnera ma jakieś zastępstwo? Uważaj – tam również może dojść do rotacji czy absencji. Jeśli partner nie zadba o zastępstwo, twoje wdrożenie może się przeciągnąć. Dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie obszernej dokumentacji po każdym spotkaniu, która jest udostępniana obu stronom, w przypadku rotacji/absencji w którejkolwiek ze stron, nowa osoba zostanie szybko wdrożona w projekt.

Myślę, że nie trzeba również wspominać o doświadczeniu konsultantów. Nie chciałbyś spotkać się z sytuacją kiedy to kierownictwo twojej firmy nie zweryfikowało dostawcy i na pierwszych spotkaniach jedynie kierownik projektu ma kilkuletnie doświadczenie, a konsultanci poszczególnych modułów to świeżo upieczeni pracownicy. Firmy takie jak Mindbox, posiadają konsultantów ERP z kilkuletnim doświadczeniem w realizacji najróżniejszych projektów. Warto zwrócić szczególną uwagę na partnera, którego siłę stanowią wykwalifikowani specjaliści.

„Flow” współpracy 

Na co jeszcze warto wrócić uwagę? Na jakość współpracy. Czy współpraca od samego początku układa się dobrze, czy wszyscy złapali to samo „flow”? W końcu będziecie współpracować wspólnie kilka miesięcy, a dobry kontakt to podstawa. Firmy, które uczciwie podchodzą do swoich klientów, są w stanie zbudować relacje na długie lata. Od takiego partnera nie będziesz chciał odchodzić. Będziecie wspólnie stawiać czoła problemom i starać się je rozwiązać. Twój przyszły partner systemu ERP powinien być uczciwy, ale jak to zweryfikować? Poproś o referencje i krótki meeting z innymi klientami, którzy są obsługiwani. Nawet szybki call może dostarczyć ci kluczowych informacji o partnerze.

Zaangażowanie

Zmiana systemu ERP to zawsze skomplikowany projekt, który angażuje wiele zasobów i wymaga szczególnej atencji. Jest wiele aspektów, na które trzeba zwrócić uwagę planując migrację. Właściwe przygotowanie, planowanie i projektowanie przy udziale doświadczonych konsultantów może znacznie uprościć tę krętą drogę. Pamiętaj jednak, że zaangażowanie powinno być po obu stronach, a każda ze stron powinna „pchać” projekt do przodu i pomagać sobie nawzajem. To, że płacimy ogromne pieniądze za wdrożenie, nie oznacza, że nie musimy się angażować. Wybór dobrego partnera w dzisiejszych czasach jest na wagę złota, zwłaszcza, że obecna sytuacja zmusiła wszystkich do pełnej cyfryzacji przedsiębiorstw. Sytuacja ta może doprowadzić do wielu nieuczciwych zachowań i lekceważącego zachowania. Czas zweryfikuje wszystkich partnerów, pozostaną ci którzy dbają o swoich obecnych i przyszłych klientów.