Za pomocą systemu ERP możesz zarządzać różnymi procesami finansowymi. Czy to daje wszystko, co chcesz lub potrzebujesz? – zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie fakturami, często firmy robią to ciągle manualnie w formie papierowej. Od stycznia 2022 w Polsce będzie nowy standard faktur, faktur cyfrowych. Czy sterta papierów zniknie?

 

Każda firma ma wiele możliwości usprawnienia procesów i wykorzystania narzędzi cyfrowych, które pomogą obniżyć koszty i zaoszczędzić czas. Pozwala to skupić się na innych ważnych zadaniach związanych z prowadzeniem firmy. Cyfryzacja firmy wiąże się z wykorzystaniem różnych technologii w celu zwiększenia wydajności. Może to obejmować konwersję procesów papierowych na cyfrowe i wykorzystanie różnych narzędzi do poprawy takich rzeczy, jak zarządzanie zapasami i księgowość.

Cyfryzacja dostarcza rozwiązań problemów organizacyjnych, pozwalając właścicielom firm na uzyskanie większej kontroli nad ich działalnością. Procesy intensywnie wykorzystujące papier mogą oznaczać więcej czasu, wysiłku i pieniędzy, które mogłyby być lepiej wykorzystane gdzie indziej, a także zwiększone w wyniku przypadkowej utraty lub zniszczenia dokumentacji. Przejście na praktyki cyfrowe może mieć również pozytywny wpływ na środowisko dzięki ograniczeniu zużycia papieru.

Aktywna ocena technologii cyfrowych może pomóc w utrzymaniu przewagi konkurencyjnej i zwiększeniu wydajności firmy. Istnieje wiele sposobów na cyfryzację firmy, w tym korzystanie z oprogramowania księgowego, wysyłanie faktur elektronicznych, promowanie firmy w Internecie i korzystanie z bankowości internetowej.

 

Usprawnianie operacji

Jednym z aspektów działalności firmy, który może odnieść korzyści z cyfryzacji, są codzienne operacje. Pozbawienie się papieru i korzystanie z komunikacji elektronicznej może pomóc w utrzymaniu organizacji i łatwego dostępu do ważnych informacji bez względu na to, gdzie się znajdujesz. Pomoże to w łatwym sortowaniu i wyszukiwaniu ważnych dokumentów.

 

Możesz zrezygnować z papieru w różnych obszarach swojej działalności. Bankowość, reklama i budżetowanie to tylko niektóre z obszarów, w których rezygnacja z papieru może być korzystna. Ograniczenie ilości papieru może pomóc Twojej firmie w utrzymaniu organizacji i zmniejszyć ilość produkowanych odpadów. Chociaż proces ten jest satysfakcjonujący, należy dokładnie ocenić, które systemy mają sens dla Twojej firmy, w zależności od branży i konkretnych potrzeb.

 

Przenieś pliki papierowe do formatu cyfrowego

Przechowywanie ważnych dokumentów, w tym sprzedaży, listy klientów, sprzedawców, dokumentów podatkowych i umów na komputerze może pomóc w zachowaniu ich bezpieczeństwa, niż posiadanie tylko papierowych kopii. Można również korzystać z programów opartych na chmurze, które pozwalają na dostęp do plików z dowolnego miejsca. Posiadanie wszystkich swoich zapisów w jednym miejscu i łatwo dostępnych pomoże Ci znaleźć to, czego potrzebujesz w razie potrzeby i zapobiegnie zagubieniu plików.

 

Zaktualizuj system fakturowania

Zamiast drukować faktury, porozmawiaj z klientami lub sprzedawcami na temat przejścia na fakturowanie cyfrowe. Fakturowanie cyfrowe ułatwia przeglądanie i przetwarzanie faktur oraz zmniejsza zużycie papieru. Oto wzór faktury, z którego możesz skorzystać, aby zacząć.

Zautomatyzowanie tego systemu może również pomóc w ograniczeniu liczby błędów, przyspieszyć czas realizacji zamówień i pomóc w utrzymaniu porządku. Będziesz mógł szybko sprawdzić, które faktury zostały wysłane, ile pieniędzy jesteś winien, kiedy faktura została zapłacona i czy Twoi klienci nie zalegają z płatnościami. Dowiedz się więcej o podstawach fakturowania i prowadzenia dokumentacji.

 

Firma Monitor ERP System niedawno przeprowadziła przegląd wszystkich swoich dostawców w celu cyfryzacji i usprawnienia przepływu faktur w firmie tak dalece jak to możliwe. Pozwoliło to zaoszczędzić cenny czas i pieniądze.

W ciągu ostatniego roku Monitor ERP System poświęcił wiele zasobów na digitalizację przepływu faktur – czyli na jak największą konwersję faktur papierowych na format cyfrowy i elektroniczny.

Utrzymywanie aktualnego rejestru dostawców jest kluczem do efektywnego przepływu faktur w systemie MONITOR, na przykład poprzez utrzymywanie dokładnych danych kontaktowych wszystkich dostawców. Firmowy numer identyfikacyjny dostawcy i nazwa firmy zostały w dużej mierze zweryfikowane, aby zapewnić dopasowanie właściwego dostawcy podczas wczytywania faktur do MONITORA. I wreszcie, wstępnie wypełniony kod podpisującego dostawcy zapewnia przekazanie faktury do autoryzacji po wczytaniu do MONITORA.

 

Julia Sjödin, która pracuje w finansach w Monitor ERP System, wyjaśnia szczegółowo.

 

Celem projektu digitalizacji było usprawnienie naszych metod pracy w zakresie faktur dostawców. Naszym zamiarem było zaoszczędzenie czasu i pieniędzy przy jednoczesnej poprawie jakości zarządzania fakturami i zdecydowanie osiągnęliśmy te cele ”- jak wyjaśnia.