System ERP ze zintegrowanym modułem finansowym oferuje korzyści dla firm we wszystkich sektorach. Moduł finansowy? jakie ma najważniejsze funkcjonalności?
Znormalizowane oprogramowanie ERP zazwyczaj zawiera moduł finansowy, który może obejmować wszystkie przepływy pieniężne. Na tym etapie można znacznie usprawnić i zautomatyzować niezliczone procesy w wielu miejscach. Często przez to moduł finansowy może być nazwany „sercem systemu ERP” po części tak jest. Należ jednak pamiętać, że wdrożenie modułu finansowego w Polsce nie należy do najprostszych.

 

Co to jest System ERP? 

Systemy ERP to termin pochodzący z języka angielskiego – Enterprise Resource Planning, którego powstanie datuje się na lata 50. XX wieku. W Polsce, dla systemów ERP zamiennie stosuje się określenie „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”, które w swym znaczeniu obejmuje całość procesów produkcji i dystrybucji zachodzących w firmie. Ich głównym celem jest integracja wszystkich działań organizacji , usprawnienie przepływu informacji oraz uproszenie procesów biznesowych z możliwością wprowadzania dynamicznych zmian  czasie  rzeczywistym. Poniżej przedstawimy najważniejsze korzyści z wdrożenia modułu finansowego.

Wszystkie dane w jednym miejscu

Oprogramowanie ERP mapuje wszystkie procesy firmy na centralnej bazie danych i przynosi je razem, usprawnia lub automatyzuje je. W ten sposób pokonywane są granice działów, a informacje są szybciej i lepiej rozprowadzane w całej firmie.

Łatwiejsze dzielenie się informacjami

Wszyscy uczestnicy mają dostęp do tej samej bazy danych, co prowadzi do znacznie mniejszej ilości popełnianych błędów. Na przykład, gdy firma otrzymuje zamówienie, jest ono przechowywane centralnie w systemie ERP i może być przeglądane bezpośrednio przez dział kompletacji. Po pobraniu zamówionego towaru, odpowiednia wiadomość jest wysyłana do działu księgowości i automatycznie tworzona jest faktura.

Automatyzacja procesów

Te międzywydziałowe przepływy pracy występują w wielu różnych miejscach w całej firmie. Im więcej obszarów firmy jest odwzorowanych w systemie ERP, tym bardziej zróżnicowane i dynamiczne procesy mogą być przeprojektowane i zautomatyzowane.

Oszczędność kosztów i czasu

Ostatecznie, holistyczne oprogramowanie ERP jest o oszczędności czasu i pieniędzy poprzez bardziej efektywne projektowanie procesów biznesowych i bardziej efektywne wykorzystanie zasobów. Można je następnie wykorzystać do innych zadań.

Mapowanie finansów w oprogramowaniu ERP

Księgowość finansowa zintegrowana z systemem ERP oferuje niezliczone korzyści. Jednorazowe wprowadzanie danych nie tylko oszczędza czas i zmniejsza liczbę błędów, ale dane te mogą być również wykorzystywane w różnych miejscach. Dzięki temu mogą być one oceniane, uzupełniane lub edytowane w wielu różnych odniesieniach.

Jednorazowe wprowadzanie danych

Decydującą zaletą wynikającą z jednorazowego wprowadzenia danych do systemu ERP jest ich spójność i aktualność. Duplikaty wpisów są całkowicie wyeliminowane, co nie tylko zmniejsza liczbę błędów, ale także oszczędza ogromną ilość czasu.

Połączenie modułu finansowo-księgowego i oprogramowania ERP staje się szczególnie cenne, gdy dane są oceniane. W tym momencie można określić wiele ważnych, kluczowych danych ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa i porównać je lub umieścić w stosunku do siebie.

Podejmowanie lepszych decyzji

Decyzje mogą być podejmowane w oparciu o ważne dane. Na podstawie analiz można również szybko i łatwo rozpoznać trendy. Dzięki temu można na nie proaktywnie reagować. Dzięki temu cały proces zarządzania jest znacznie bardziej uporządkowany i zorientowany na cele. Kolejną zaletą jest specjalne traktowanie danych w module finansowym. Uwzględniane są przy tym wszystkie wymogi prawne dotyczące przechowywania i archiwizacji. Na przykład, wszystkie dane, które mają być przekazane do urzędu skarbowego mogą być przechowywane w sposób odporny na audyt.

Funkcje w module finansowym oprogramowania ERP

Przyjrzyjmy się teraz kilku ważnym funkcjom modułu finansowego w systemie ERP. Podkreślimy tutaj tylko kilka podstawowych funkcji. Jednak nowoczesne rozwiązania ERP mają jeszcze bardziej rozbudowane funkcje, które są w stanie rozwiązać konkretne zadania w firmach.

Należności

Gdy firma posiada należności od osób trzecich, stosuje się tzw. księgowość należności. Tutaj w przejrzysty sposób prezentowane są wszystkie należności. Częścią rachunkowości należności są, na przykład:

  • Zarządzanie kredytami
  • Zaległe płatności
  • Przesunięcia
  • Otrzymane płatności
  • Historie zbiorowe

Zobowiązania

W przeciwieństwie do rachunkowości należności, rachunkowość zobowiązań lub zarządzanie nimi dotyczy jasnej prezentacji otwartych zobowiązań. Gwarantuje to, że żadna faktura nie zostanie zapłacona dwukrotnie lub nawet zagubiona. Wskazane są również terminy płatności lub okresy rabatowe.

Tworzenie raportów finansowych

Oprogramowanie ERP może tworzyć szczegółowe i powtarzalne raporty finansowe, biorąc pod uwagę wszystkie istotne dane. Stanowią one dla kierownictwa istotną podstawę do podejmowania decyzji. Raporty te mogą być konfigurowane i dostosowywane do potrzeb użytkownika. Ostatecznie firmy uzyskują w każdej chwili wgląd w bieżącą płynność finansową, aktualny wynik operacyjny lub inne ważne wskaźniki KPI (Key Performance Indicators).

Fakturowanie

Faktury mogą być w miarę możliwości tworzone i wysyłane automatycznie przez system ERP. W tym momencie, wiele codziennych zadań są ułatwione przez oprogramowanie ERP. System może również uwzględniać zmieniające się faktury. Na przykład, system może:

  • Obliczanie dopłat
  • Materiały do fakturowania
  • Fakturowanie w procentach
  • Fakturowanie stałych składek

Dodatkowo istnieje możliwość dodawania objaśnień do faktury, co czyni fakturowanie bardziej przejrzystym dla świata zewnętrznego.

Księga główna

Kilka subkont zbiega się na koncie księgi głównej i jest przejrzyście przedstawionych. Księga główna zapewnia wgląd we wszystkie procesy finansowe przedsiębiorstwa. Szczególną uwagę zwraca się na następujące czynniki:

Ogólna kontrola danych liczbowych
Przygotowanie rocznych sprawozdań finansowych
Deklaracje podatkowe (VAT)
Obsługa bankowa i pieniężna. Łącząc wszystkie procesy biznesowe w oprogramowaniu ERP, wszystkie transakcje również przebiegają w ramach wspólnej bazy danych. Ułatwia to gromadzenie i wyświetlanie kont księgi głównej.

Aktywa trwałe

Funkcja środków trwałych w module finansowym dla oprogramowania ERP pozwala użytkownikom rozważyć wszystkie aspekty zarządzania swoimi środkami trwałymi. System pomaga w prawidłowym wykazaniu w księgowości, oblicza wartości rezydualne i wspiera utrzymanie środków trwałych.

W ten sposób do różnych środków trwałych można stosować różne modele amortyzacji. Można również przedstawić częściową sprzedaż aktywów trwałych. Również prace konserwacyjne środków trwałych są zestawione w sposób usystematyzowany, tak że staje się jasne, które towary wymagają konserwacji w jakim czasie.

Z całościowym modułem finansowym, wszystkie przepływy pieniężne w firmie mogą być wyraźnie śledzone i wyświetlane. Dzięki scentralizowaniu wszystkich danych we wspólnej bazie danych, informacje mogą być wykorzystywane przez różne działy w tym samym czasie.

Skraca to i usprawnia różne procesy, a nawet czyni je znacznie bezpieczniejszymi. Dane są wprowadzane tylko raz, co sprawia, że błędy w transmisji stają się nieaktualne. Jednocześnie wiele procesów, jak np. duża część fakturowania, może być w ten sposób niemal całkowicie zautomatyzowana. Oszczędza to firmie wiele czasu, a w efekcie końcowym także kosztów.