Zaletą rozwiązań typu „all in one”, takich jak oprogramowanie ERP jest to, że usuwają potrzebę wielu aplikacji. To, z kolei, pomaga poprawić spójność danych i zapewnia nam, że wszystkie operacje działają poprawnie i spójnie. Jednak z każdym w pełni kompleksowy system, są zobowiązani do niektórych słabych punktów i podatności, które muszą być jakoś rozwiązywane. Tak jak inne zwykłe oprogramowanie, tak i systemy ERP mają swoje bolączki jeśli chodzi o bezpieczeństwo.

W tym artykule, postaramy się przedstawić jakie są największe bolączki systemu ERP jeśli chodzi o bezpieczeństwo, oraz jak temu zaradzić.

  • Opóźnione aktualizacje systemu ERP

Czy wiesz, że 87% komputerów biznesowych mają przestarzałe oprogramowanie? Obejmują one również systemy ERP. Przez pewien okres czasu, to może stać się ogromny problem dla Twojej firmy.

Teraz, można by pomyśleć, jak to jest możliwe? Cóż, jeśli wersja jest obecnie nieobsługiwana, to może stać się trudne do usunięcia wszelkich problemów, a nawet awarii. W ten sposób narażasz swoją firmę na ryzyko, takie jak kradzież danych i wiele innych problemów. Twój dostawca w razie awarii lub kradzieży danych zwróci Ci uwagę, że nie miałeś najnowszej wersji oprogramowania systemu ERP.

Dlatego właśnie często zdarzają się aktualizacje, czasami tylko po to, aby wprowadzić nowe funkcje, ale przede wszystkim po to, aby usunąć słabe punkty w systemie jeśli chodzi o bezpieczeństwo. Jak wszyscy wiemy, cyberprzestępczość kwitnie, a hakerzy znajdują nowe sposoby, aby złamać najwyższe środki bezpieczeństwa danych.  Zwłaszcza teraz kiedy praca zdalna staje się powoli nowym standardem. Dlatego sugeruje się, aby zainstalować aktualizacje, a nawet uaktualnić swój system w razie potrzeby. Bezpieczeństwo  systemu ERP rośnie, niewątpliwie staje się to nowym trendem.

Jak temu zapobiec?

Zapytaj się dostawcy systemu ERP czy jest jakieś narzędzie które robi to automatycznie. Jeśli trzeba robić to manualnie, zawsze staraj się uwzględniać aktualizacje systemu ERP na czas, przy większych aktualizacjach testuj je na osobnym środowisku.

  • Prawa dostępu w systemie ERP

Największe zagrożenie dla Twojej firmy jest z zewnętrznych źródeł. Ale czy to znaczy, że nie ma potencjalnych zagrożeń wewnętrznych? Cóż, odpowiedź brzmi: nie.

Dając pełne prawa dostępu do wszystkich pracowników jest przepisem na katastrofę i poważnym zagrożeniem dla bezpieczeństwa ERP.

Zamiast tego, należy przeanalizować, a następnie dać dostęp tylko do danych z których dana osoba będzie korzystać.

Poza tym, należy również przyjrzeć się, którzy pracownicy mają uprawnienia do dokonywania zmian w systemie. Prawa dostępu i uprawnienia zależą od potrzeb danego działu i powinny być odpowiednio przyznawane.

Jak temu zapobiegać?

Aby zapobiec kradzieży danych i oszustwom, należy prowadzić dzienniki audytu w celu śledzenia zmian. Możesz również dodać „autoryzację” dla nowo zatrudnionych, awansów lub jakiejkolwiek zmiany roli w dokumentacji. Oznacza to, że wszelkie zmiany będą wymagały zgody administratora/przełożonego.

Czasami warto również zasięgnąć opinii firmy zewnętrznych które zajmują się audytem bezpieczeństwa od kontem IT.

  • Brak szkoleń

Teraz, kiedy już wiesz, że źródła wewnętrzne stanowią istotne ryzyko, zrozummy je bardziej szczegółowo. System może być zagrożony z powodu braku zrozumienia wśród swoich zasobów. Może to spowodować problemy wokół systemu ERP jako całości. To również może być ze względu na ograniczoną wiedzę o tym, co jest oczekiwane przez organizację w zakresie bezpieczeństwa. Cóż, takie problemy są  przeważnie z nowymi pracownikami. Potrzebują oni czasu, aby zapoznać się z wewnętrznymi procesami.

Jak temu zapobiegać?

Aby uniknąć takich przypadków, zawsze można poprosić dostawcę ERP o pomoc w szkoleniach nowych pracowników. Zapewni to, że  procedury biznesowe są przestrzegane i są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników.

 

  • Kwestie zgodności

Czy używasz swojego systemu ERP do przechowywania poufnych informacji o sprzedaży i danych osobowych? Jeśli tak, to wtedy, system musi spełniać lokalne standardy bezpieczeństwa. Obejmuje to miedzy innymi Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

Payment Card Industry Data Security Standard – norma bezpieczeństwa wydana przez Payment Card Industry Security Standards Council. Norma powstała, aby zapewnić wysoki i spójny poziom bezpieczeństwa we wszystkich środowiskach, w których przetwarzane są dane posiadaczy kart płatniczych. 

Należy upewnić się, że szczegóły w systemie sprzedaży są przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej. Ponadto, należy również utrzymywać bezpieczne hasła, ograniczać dostęp i śledzić dostęp do przechowywanych danych. Konieczne jest przestrzeganie przepisów obowiązujących w danym sektorze.

Jak temu zapobiegać?

W przeciwieństwie do kwestii omówionych powyżej, rozwiązanie jest bardzo proste! Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać system ERP zaprojektowany tak, aby spełniał niezbędne przepisy. Ponadto, przestrzegaj dobrych praktyk bezpieczeństwa przez cały czas.

  • Korzystanie z nieautoryzowanych systemów

Teraz, gdy widzisz jak bardzo ważna jest kwestia bezpieczeństwa ERP, spróbujmy zrozumieć koncepcję integracji narzędzia. Celem tego punktu jest wyeliminowanie potrzeby wielu programów wymaganych do realizacji celów biznesowych.

Na przykład, może być utrzymanie danych sprzedaży na ERP, ale nadal są wykonywane raporty za pomocą programu Excel. Niestety, wiele firm nadal korzystać z wielu programów do realizacji swoich codziennych zadań. To dlatego, że są przywiązani do tych narzędzi, i są one łatwe w użyciu.  Ale to oznacza, że te same dane mogą istnieć w kilku programach. Możliwe jest również, że nie są one odpowiednio utrzymywane, aktualizowane lub zabezpieczone.

Jak temu zapobiegać?

Po pierwsze, należy przeanalizować, czy trzeba eksportować dane, czy nie. Po drugie, jeśli twój system ERP nie spełnia swoich celów, należy rozważyć zainwestowanie w nowy system.

  • Pojedyncze uwierzytelnianie

Jak systemy ERP ewoluowały, mogą one nie tylko obsługiwać znacznie szerszy zakres informacji, ale także bardziej wrażliwe informacje. Podczas gdy pojedyncze hasła uwierzytelniające są standardem, są one wystarczające dla nowoczesnych systemów ERP? Cóż, łamanie haseł jest jedną z najczęstszych form włamań. Oznacza to, że nie można zabezpieczyć swoje poufne dane biznesowe z pojedynczym hasłem sam. To może być łatwo skradzione lub odgadnięte przez  zdolnych hakerów.

Jak temu zapobiegać?

Oczywistym rozwiązaniem jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA). Co więcej, nie potrzebujesz już fizycznego urządzenia, aby je zainstalować. Wszystko, czego potrzebujesz, to kod, który może zostać wysłany na adres e-mail. Chociaż istnieje kilka czynników bezpieczeństwa, które należy rozważyć przy wdrażaniu nowego systemu ERP, zalety przeważają nad obawami. Utrzymując bezpieczne i bezpieczne systemu ERP, można zapewnić wysoki poziom spójności danych i zapewnić spokój ducha do swoich pracowników i klientów.