Wiele firm spieszy się z zakupem oprogramowania do automatyzacji budżetowania bez uprzedniego udokumentowania zestawu najlepszych praktyk w zakresie budżetowania. Analizując obecne praktyki i porównując je z najlepszymi praktykami, firmy będą gotowe na najbardziej efektywne wdrożenie oprogramowania do budżetowania.

Jedna osoba musi być odpowiedzialna za cały budżet. Osoba ta, jeśli nie jest to dyrektor finansowy, powinna podlegać bezpośrednio dyrektorowi finansowemu. Należy opublikować jasną wizję, opisującą kierunek, w którym firma zmierza. Budżet jest zatem opracowywaniem planów krótkoterminowych, które dotyczą efektywności operacyjnej i celów strategicznych. Wizja może odnosić się do zarządzania kosztami i wydajnością operacyjną, budowania nowych strategii, dokonywania inwestycji kapitałowych i planowania wzrostu przychodów.

Budżetowanie najlepszych praktyk: Pięć filarów

Przyjrzyjmy się najlepszym praktykom budżetowym i punktom, które należy uwzględnić przy ocenie oprogramowania do automatyzacji budżetowania.

Zwiększyć efektywność operacyjną.

Pierwszy filar budżetowania odnosi się do działów, które mają dojrzałe linie produktów. W tym obszarze nie ma dramatycznych celów w zakresie osiągania przychodów. Wartość jest osiągana poprzez utrzymanie lub obniżenie kosztów operacyjnych. Efektywność operacyjna ma wyraźną wartość dla wyniku końcowego.

Plan wzrostu.

Drugi filar odnosi się do obszarów, które zespół kierowniczy określił jako cele wzrostu. W związku z tym budżet musi odzwierciedlać nowe cele w zakresie przychodów oraz koszty operacyjne niezbędne do osiągnięcia tych celów.

Budżet dla projektów.

Zakończenie projektu oznacza, że cel korporacyjny został osiągnięty (np. budowa nowej fabryki). Projekty składają się z zadań, które są od siebie wzajemnie zależne i wiążą się z nimi koszty, które muszą być ujęte w budżecie w miarę postępów w realizacji projektu.

Rozliczenie nakładów inwestycyjnych.

Nakłady inwestycyjne wymagają specjalnej księgowości i specjalnego budżetowania. Na przykład, wydatki kapitałowe mogą być wymagane dla dużego projektu oprogramowania. Chociaż projekt o wartości 1 miliona złotych może zostać ukończony w ciągu jednego roku, jego wpływ na rachunek zysków i strat może wynosić tylko 100 000 złotych rocznie. Ale wpływ na środki pieniężne wynosi 1 milion złotych rocznie.
Weź pod uwagę ramy czasowe strategii wdrożenia. W przypadku strategii długoterminowej (np. rozszerzenia na Europę ), budżet odzwierciedla pierwszy rok planu strategicznego.

Przywództwo Grupy, integracja aplikacji również kluczowa

Najlepsze praktyki w zakresie budżetowania obejmują również decydowanie o tym, ile osób jest odpowiedzialnych za tworzenie środków budżetowych. Członkowie zespołu zgłaszają się do lidera grupy, który przegląda każdy budżet i współpracuje z tą osobą przy jego edycji, dopóki nie zostanie on sfinalizowany. Lider grupy konsoliduje również budżety w jednym formacie i przekazuje je do zespołu kierowniczego.

Aby wykonać tę pracę, kierownictwo musi na początku cyklu budżetowego opublikować kalendarz wskazujący, kiedy budżety mają zostać wykonane oraz cykl rewizji, który będzie realizowany przez zespół.

 

W wielu przypadkach, tworzenie budżetu wymaga również danych z innych aplikacji pakietowych, takich jak ERP, księgowość, zasoby ludzkie, produkcja i logistyka. W niektórych przypadkach budżetowanie odbywa się w systemie podajników, a następnie wartości są przesyłane do aplikacji budżetowania. Aby budżetowanie było łatwiejsze, poziom transferu danych jest często przydatny pomiędzy innymi systemami a systemem budżetowania.

Innym podejściem wartym rozważenia jest budżetowanie w oparciu o sterowniki. Zamiast bezpośrednio wprowadzać dane do budżetu, często przydatne jest wykorzystanie „sterowników”. Sterownik jest zmienną, która ma wpływ na pozycje budżetowe. Na przykład, znajomość poziomu produkcji w produkcji ułatwia uzyskanie danych budżetowych dotyczących kosztu sprzedanych towarów. Znając liczbę pracowników w danym dziale, łatwiej jest oszacować korzyści dla służby zdrowia. Dane budżetowe muszą być nadal uzyskiwane, ale są o wiele dokładniejsze, gdy wykorzystywane są kierowcy.

Wiele firm tworzy budżet na 12 miesięcy, ale tak naprawdę prowadzą swoją działalność w oparciu o kolejne trzy miesiące. Nazywa się to prognozą kroczącą. W tym podejściu, pod koniec każdego trzymiesięcznego okresu, tworzony jest nowy budżet. Z punktu widzenia metodologii, przedsiębiorstwa muszą zdecydować, czy podejście oparte na prognozie kroczącej jest wartościowe, a nie prowadzić przedsiębiorstwo w oparciu o tradycyjne podejście 12-miesięczne.

Ponieważ celem tworzenia budżetów jest pomoc w lepszym prowadzeniu firmy, ważne jest również stworzenie księgi budżetowania, która jest serią tabelarycznych raportów i wykresów dla kierownictwa. Jeszcze lepiej byłoby mieć oprogramowanie, które pozwala menedżerom na tworzenie własnych analiz „co-jeśli” i innych symulacji.

Kolejną cechą skutecznego budżetowania jest możliwość dokonywania korekt śródokresowych. Ponieważ budżetowanie pomaga zapewnić poziom nadzoru nad kierownictwem, firma musi zdecydować, jak raportować z miesiąca na miesiąc, jak opracować system wczesnego ostrzegania i jak podjąć działania naprawcze. Jeśli na przykład po pierwszym miesiącu pracy danego działu przekroczy budżet o 30%, może to stanowić poważny problem.

Chociaż wiele systemów automatyzacji budżetowania może być dość cennych, wartość tych systemów może znacznie wzrosnąć, jeśli najpierw udokumentuje się najlepsze praktyki w zakresie budżetowania, a następnie zastosuje się do nich.