Ludzie, organizacja to podstawy sukcesu każdego projektu

Wdrożenie dowolnego systemu ERP jest wyzwaniem zarówno dla wykonawcy, jak i zamawiającego. Oprogramowanie tego typu ma na celu zintegrowanie jak największej ilości procesów w jednym miejscu, co ma usprawnić zarządzanie przedsiębiorstwem. Do tego niezbędne są plan, elastyczność oraz umiejętności dialogu i współpracy.

Problemy w trakcie wdrożenia

Przykładem rekordowo szybkiego wdrożenia systemu Epicor ERP jest projekt zrealizowany przez firmę Mindbox dla litewskiego przedsiębiorstwa Technogaja, które produkuje filtry do oczyszczania powietrza. W obliczu rosnącej ilości zamówień pojawiło się zapotrzebowanie na w pełni zautomatyzowany system integrujący procesy produkcyjne i sprzedażowe. Automatyzacja miała też na celu zwiększenie potencjału biznesowego firmy. Żeby to osiągnąć, konieczna była efektywna organizacja całego projektu. Polegało to nie tylko na przygotowaniu odpowiednich rozwiązań technologicznych, ale również przydzieleniu osób z właściwymi kompetencjami, zastosowaniu narzędzi dostosowanych do specyfiki przedsiębiorstwa oraz stworzeniu i wykonaniu planu, który uwzględniał maksymalnie dużo zadań do zrealizowania. Niebagatelną rolę grało również utrzymanie właściwego poziomu motywacji i pozytywnego nastawienia.

Firmy od początku mierzyły się z dwoma kluczowymi problemami. Po pierwsze, projekt realizowano w pełni zdalnie ze względu na pandemię. Po drugie, obie strony porozumiewały się w języku angielskim, który dla żadnej ze stron nie był językiem rodzimym. Oprócz tego istotnym czynnikiem były sztywne ramy czasowe, które determinował fakt wykorzystania przez Technogaję funduszy europejskich – w wypadku przekroczenia terminów firma musiałaby je zwrócić.

Odpowiedni i odpowiedzialny zespół

Ze strony Mindbox w projekcie brało udział osiem osób. Stały kontakt z przedstawicielami Technogai miała dwójka konsultantów wiodących, którzy odpowiadali za koncepcję produktu oraz jego ustawienia, oraz project menagerka, która nadzorowała przebieg całości i sprawowała pieczę nad zespołem, w skład którego wchodziła, poza konsultantami wiodącymi, piątka konsultantów technicznych. Odpowiadali oni za kwestie związane m.in. z instalacją systemu oraz dostarczali niezbędne kastomizacje.

Nieco inaczej sytuacja wyglądała po stronie Technogai. W ich wypadku rdzeń zespołu stanowiło sześć osób, które uczestniczyły w nim od początku do końca, ale w trakcie realizacji niektórych etapów dołączały kolejne osoby. Z projektowanego systemu aktywnie miało korzystać około 30 osób, więc np. na etapie wdrożenia i testów w projekcie uczestniczyło około 40 pracowników Technogai.

Wdrożenie systemu rozłożone było na kilka do kilkunastu miesięcy, więc niezbędny był taki podział zadań, by nie kolidował on z codziennymi obowiązkami pracowników. Mindbox zastosował się do sugestii zamawiającego i podziału prac dokonywano na platformie WiseTeam. Jest to aplikacja dostępna z poziomu przeglądarki, która umożliwia nie tylko rozdysponowanie zadań, ale również bieżący wgląd w ich realizację. Jej zastosowanie przełożyło się na duży wzrost efektywności realizowanych celów, lepszy wgląd w bieżącą sytuację oraz przyspieszyło realizację całości. Wcześniej stosowana przez Mindbox platforma zarządzania projektem była dostępna tylko dla kierownika projektu, który w ramach regularnych spotkań raportował postępy w realizacji.          

Szeroki i elastyczny plan to podstawa

Aby ukończyć projekt w jak najkrótszym czasie, Mindbox opracował konkretną metodykę jego realizacji. Podzielono go na pięć etapów: planowania, analizy, prototypu, walidacji i uruchomienia. Każdy z etapów podzielono na mniejsze części, w ramach których opracowywano szczegóły całego wdrożenia. W tym samym czasie wyznaczano również ramy czasowe projektu oraz dostosowywano do nich poszczególne zadania. Podział projektu na części umożliwił również wstępne przygotowanie dokumentacji oraz określenie zadań, które musiały zostać wykonane, by całość zakończyła się sukcesem.

Niezbędne było także przygotowanie się do potencjalnych ryzyk i problemów. Oprócz wstępnego określenia ich prawdopodobieństwa, przygotowano także zasady ich zgłaszania, co w trakcie realizacji zadań projektowych umożliwiało szybkie i efektywne rozwiązanie trudności. Problemy były klasyfikowane i opisywane, co przekładało się na zwiększenie efektywności w razie ich ponownego wystąpienia. Podobne scenariusze opracowano także dla wprowadzania zmian w specyfikacji.

Mindbox dbał też o poprawne przygotowanie danych niezbędnych do działania systemu ERP. Pracownicy Technogai byli ciągle informowani o ich zakresie i wpływie na poszczególne elementy całości. Konsultanci Mindbox na etapie szkoleń dbali również o prawidłowe zrozumienie działania systemu przez pracowników. Priorytetowe okazało się przygotowanie testów, zarówno w zakresie scenariuszy, jak i samej wiedzy pracowników na temat działania systemu.

Jak zaangażować uczestników

Prawdopodobnie najważniejszym czynnikiem sukcesu każdego projektu jest przekonanie uczestniczących w nim osób o jego istotności. W tym celu prowadzi się ciągły dialog pomiędzy stronami. W wypadku wdrożenia ERP w Technogai ważność projektu była od samego początku podkreślana przez zarząd, który od samego początku był bardzo zaangażowany w jego przebieg. Przedstawiciele zarządu uczestniczyli w procesach decyzyjnych, jak również dbali, żeby komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami firmy przebiegała bezproblemowo i terminowo, a powstałe w trakcie realizacji problemy były rozwiązywane metodą dochodzenia do kompromisu. Mindbox z kolei na bieżąco informował uczestników o postępach oraz wdrażał ich w szczegóły działania systemu, wychodząc z założenia, że osoba, która rozumie działanie i istotność danego zadania, będzie w stanie lepiej je wykonać.

Kluczowy w tym wypadku okazał się kick-off – swego rodzaju spotkanie inaugurujące, które przeprowadzono po określeniu specyfikacji. W jego trakcie uczestnicy projektu zostali poinformowani o opracowanych szczegółach, etapach realizacji, terminach oraz zadaniach, które należy wykonać, by osiągnąć zamierzone cele.

Zdalny projekt, zdalny sukces

Podstawową trudnością, z którą musieli mierzyć się pracownicy Mindbox i Technogai, była realizacja zadań w warunkach pandemii, co wymusiło zdalną formę pracy. W tej sytuacji konieczna była zmiana podejścia do spotkań – aby utrzymać maksymalne skupienie, podzielono je na bloki oraz wyznaczono sztywne ramy czasowe. Skrócenie telekonferencji przełożyło się na większą efektywność.

Obie strony musiały wykazać się elastycznością, gdyż opracowany na początku plan działania nie zawsze odpowiadał realnym warunkom. W tym celu przez cały czas monitorowano ryzyko, określano możliwe problemy i szukano ich rozwiązań, zanim wystąpiły. Bieżące monitorowanie ryzyka pomagało też wskazać obszary, w których mogły pojawić się trudności. Określano ich prawdopodobieństwo oraz wpisywano w prowadzony przez cały czas realizacji projektu rejestr ryzyk, co pozwalało zawczasu przygotować zasoby do wyeliminowania trudności.

Aby wzmocnić osiągane efekty, project menagerka Mindbox co tydzień spotykała się z przedstawicielami Technogai, żeby omówić bieżący stan realizacji wdrożenia. W tym celu przygotowano wzór dokumentacji, w której zawarto najważniejsze informacje – zrealizowane zadania, cele do osiągnięcia, stan realizacji poszczególnych części, trudności, które się pojawiły i sposoby ich rozwiązania oraz przewidywane problemy wraz z proponowanymi rozwiązaniami. Obie strony miały również stały dostęp do informacji o terminach wykonania zadań, a także możliwych opóźnieniach i mogły z wyprzedzeniem reagować, żeby przyspieszyć realizację.

Kultura pracy ma znaczenie

Wdrożenie Epicor ERP pokazało, że odpowiednio wysoka kultura pracy jest niezwykle istotna w budowaniu sukcesu. Zaangażowani w realizację projektu pracownicy Technogai wykazali się sumiennością, obowiązkowością oraz terminowością, co przełożyło się na rekordowo szybki czas wdrożenia całości. Oprócz tego aktywnie brali udział w spotkaniach i proponowali rozwiązania problemów.

Za przykład może służyć przygotowanie specyfikacji systemu. Etap ten przyspieszyło profesjonalne podejście Technogai, która skontaktowała się w tym celu z firmą doradczą, specjalizującą się w doborze różnych rozwiązań ERP pod potrzeby klienta. Przygotowała ona matrycę kilkuset pytań, na podstawie których określono wstępną listę wymaganych właściwości, która została następnie przedłożona specjalistom Mindbox. Na jej podstawie przygotowali oni koncepcję produktu oraz ofertę. Aby zrobić to skutecznie, zastosowano formę warsztatową, w trakcie której pracownicy Mindbox konsultowali z pracownikami Technogai szczegóły poszczególnych elementów systemu. Po ich uzgodnieniu, zostały one spisane w dokumentacji technicznej i przekazane do akceptacji.

Bardzo szybki jak na zakres projektu czas wdrożenia – osiem miesięcy – z jednej strony był zasługą świetnej organizacji, ale nie da się ukryć, że istotnym czynnikiem był fakt korzystania przez Technogaję z funduszy unijnych. Wpłynęło to na terminy oraz przełożyło się na większą efektywność, gdyż wszelkie przestoje wiązałyby się z koniecznością zwrócenia całości lub części pozyskanych środków. O realizację zadań w wyznaczonych terminach dbał zarząd Technogai, który ciągle monitorował stan projektu i pozostawał w stałym kontakcie z przedstawicielami Mindbox.

Jak widać na przykładzie wdrożenia Epicor ERP w Technogai, sukces projektu osiąga się nie tylko kodami i funkcjonalnościami, ale przede wszystkim organizacją pracy oraz wykorzystaniem potencjału uczestniczących w projekcie osób. Ponieważ systemy są opracowywane przez ludzi i dla ludzi, uwzględnienie ich w procesie realizacji jest niezbędne do powodzenia całości. Żeby to osiągnąć, konieczne jest wypracowanie podziału obowiązków dostosowanego do możliwości i umiejętności zespołu projektowego, dbanie o utrzymanie przyjaznych relacji pomiędzy uczestnikami oraz ciągły dialog. Bez tego żaden projekt nie zakończy się sukcesem.