Budżetowanie dla systemu ERP to proces, który wymaga zastosowania kilku dodatkowych narzędzi i metod prognozowania. Są one nieodłączną częścią cyklu życia wdrożenia systemu ERP. Oprócz zwykłych prognoz i nakładów, które idą do każdego zadania budżetowania, decydenci muszą pilnować budżetu. To jest kluczowe dla zapobiegania przekroczeniu kosztów i unikania wąskich gardeł realizacji.

Elementy wdrożenia systemu ERP

Zazwyczaj wdrożenie systemu ERP składa się z trzech różnych elementów: aspektów technicznych, zaangażowania ludzi i migracji danych. Budżety ERP są w zasadzie utkane wokół tych aspektów, z uwzględnieniem innych komponentów, takich jak wydatki na nieprzewidziane okoliczności.

Obliczanie kosztów technicznych związanych z tworzeniem oprogramowania ERP

Wbrew powszechnemu przekonaniu, obliczanie kosztów technicznych może być najłatwiejszym składnikiem budżetowania ERP. Decydenci, którzy mają dobrze zdefiniowany zakres projektu, mogą szukać ofert u dostawców i decydować o najlepszym wyborze po dopasowaniu wymagań funkcjonalnych i oceny dostawców. Koszty techniczne obejmują wszystkie koszty związane ze sprzętem, hostingiem, konserwacją, wsparciem technicznym, siecią, komunikacją techniczną, oprogramowaniem aplikacyjnym i interfejsami itp.

Prognoza i plan kosztów związanych z zapotrzebowaniem na zasoby ludzkie

Zaangażowanie zasobów w projekcie ERP obejmuje zasoby wewnętrzne i zewnętrzne. Uzyskanie konkretnej liczby lub szacunku może być wyzwaniem, ale jest to niezbędne, aby jak najbardziej zbliżyć się do rzeczywistych kosztów. Aspekty, które tworzą element ludzki w cyklu życia ERP, to zarządzanie projektem, konsultanci, koszty zasobów w stosunku do zastępowanych członków zespołu oraz szkolenia.

Zwróć uwagę na przewidywane koszty wdrożenia migracji

Koszty związane z migracją danych mogą być nieuchwytnym czynnikiem w budżecie ERP. Należy uważnie przyjrzeć się kosztom związanych z pozyskiwaniem danych ze starych systemów i ich migracją do nowego systemu ERP. Wysiłek ten ma kluczowe znaczenie dla skuteczności oprogramowania ERP, a budżet powinien przewidywać odpowiednią alokację.

Fundusze awaryjne dla zidentyfikowanych zagrożeń

Budżet ERP powinien dysponować funduszem awaryjnym w celu ograniczenia zidentyfikowanego ryzyka, które może wystąpić na każdym etapie realizacji. Właściwe planowanie z pewnością ograniczy ryzyko, ale czynniki pozostające poza kontrolą organizacji są podatne na ryzyko i rozsądnie jest przygotować się z alokacją awaryjną.

Obliczanie oszczędności, dokumentowanie postępów i przegląd po zakończeniu realizacji

Podczas wdrożenia systemu ERP możliwe jest uzyskanie większej jasności co do przewidywanych i rzeczywistych oszczędności. Postępy muszą być dokładnie udokumentowane, z obiektywnym porównaniem i analizą, która musi być zweryfikowana po zakończeniu wdrożenia systemu ERP.