Dlaczego powinieneś przestać używać arkuszy kalkulacyjnych do prowadzenia swojej firmy? Często zgłaszają się do nas firmy i proszą o pomoc w wyborze dostawcy czy systemu. Jesteśmy już przyzwyczajeni ze większość firm którym pomagamy, od lat prowadzi swoją firmę w Excelu. Excel to nie system ERP, nie da się zapanować nad wszystkimi procesami kiedy zatrudniamy ludzi i mamy własną produkcje….

Excel vs ERP – błędy ?

Bądźmy szczerzy, błąd ludzki może wkradać się do każdego systemu, który jest używany przez ludzi, ale Excel jest szczególnie podatny na błędy ludzkie. Często się mówi, że „Excel przyjmie wszystko.” Excel jest niezwykle manualnym narzędziem, a zamiast być scentralizowany i zintegrowany jak ERP, wiele działów w organizacji będzie polegać na różnych zestawów arkuszy kalkulacyjnych Excela, które zawierają te same dane.

Oznacza to, że te same dane będą wprowadzane wielokrotnie do wielu arkuszy kalkulacyjnych, co oznacza nie tylko ogromną stratę czasu Twoich pracowników, ale także znacznie większą szansę na wkradnięcie się błędu ludzkiego, ponieważ za każdym razem, gdy dane są wprowadzane ręcznie, istnieje szansa na błąd przy wprowadzaniu danych. A kiedy zestaw arkuszy kalkulacyjnych zostanie udostępniony, tracisz nad nim wszelką kontrolę.

Ponieważ nie ma jednego źródła prawdy dla danych, tak by było, gdybyś używał systemu ERP, nie można być pewnym, jakie zmiany zostały dokonane w danych po arkuszu kalkulacyjnym został udostępniony, lub jeśli każdy opiera się na właściwym zestawie danych. Na przykład, twój dział produkcji może polegać na starym zestawie arkuszy kalkulacyjnych, lub na arkuszach usianych niezamierzonymi błędami, które mogą powodować nadmiar odpadów i wyrzucić całą linię produkcyjną. 

Excel opiera się również na formułach i funkcjach do manipulowania danymi, co jest kolejnym miejscem, gdzie może wkradać się błąd ludzki. Nawet jeśli masz w biurze „bohatera Excela”, który zna ten produkt od podszewki, jeśli jakaś funkcja zostanie źle wprowadzona, skończysz ze złymi danymi. Zawsze istnieje też ryzyko, że ktoś może zepsuć funkcję – co może spowodować wstrzymanie działalności, zwłaszcza jeśli Twój bohater Excela jest poza biurem i nie może natychmiast rozwiązać problemu!

Systemy ERP z drugiej strony daje jedno źródło danych na żywo dla całej firmy do wykorzystania, zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego. Nie musisz ręcznie wprowadzać dane wiele razy, ani akcji arkuszy kalkulacyjnych wokół z wielu stron. Każdy w Twojej organizacji ma dostęp do tych samych danych i może na nich polegać, dzięki czemu możesz mieć pewność, że każdy w Twojej organizacji działa w oparciu o najbardziej aktualny i najdokładniejszy zestaw danych.

ERP są również gotowe zbudowany z wielu zautomatyzowanych raportów i narzędzi analitycznych, co oznacza, że funkcje Excel są przeszłością. Systemy ERP eliminują powielanie zadań poprzez automatyzację i integrację, i sprawiają, że manipulacja danymi łatwiejsze i bardziej wiarygodne.

wdrożenie systemu ERP Comarch, SAP, IFS

Excel vs ERP – Wydajność

To było dotknięte powyżej, ale Excel może być bardzo nieefektywne dla organizacji, jak głównym problemem z programu Excel jest to, że trzeba wielokrotnie ponownie wprowadzić dane. Na przykład, jeśli piszesz wszystkie swoje cytaty w programie Excel, to prawdopodobnie trzeba ręcznie tworzyć zlecenia sprzedaży z tych cytatów w oddzielnym arkuszu kalkulacyjnym lub systemu.

Każdy raport lub cytat lub zamówienie musi być tworzone arkusz po arkuszu, a jedynym sposobem, w jaki można zarządzać zapasami jest to, że ktoś idzie i ręcznie aktualizuje informacje za każdym razem. Korzystanie z programu takiego jak Excel wiąże się również z ryzykiem utraty plików poprzez ich przypadkowe usunięcie lub awarię systemu.

Kolejnym problemem związanym z arkuszami kalkulacyjnymi jest fakt, że są one odizolowane od reszty organizacji, co utrudnia współpracę. Choć dostępne są mobilne wersje pakietów Office i Excel, a nawet arkusze kalkulacyjne Excel w chmurze w usłudze Microsoft OneDrive, produkty te mają wyraźne wady i nie zawsze wspierają współpracę.

Na przykład, trudno jest kontrolować arkusze kalkulacyjne, gdy wielu pracowników próbuje uzyskać dostęp i zmienić dokumenty w tym samym czasie. I odwrotnie, rozwiązanie ERP w chmurze ma wbudowane kontrole do zarządzania wieloma użytkownikami, i jest przeznaczony do obsługi pracowników zdalnych i dodatkowo do siły roboczej na miejscu. System ERP pozwala na śledzenie informacji w czasie rzeczywistym, bez konieczności stosowania wielu arkuszy kalkulacyjnych.

Kolejny przykład, pozwala to na zautomatyzowanie procesu tworzenia zamówień sprzedaży z ERP może automatycznie przekształcić cytaty do zleceń sprzedaży. Z ERP można również łatwo wyszukać i znaleźć dane na żywo, czego potrzebujesz, i skutecznie dzielić się tymi danymi między działami.  ERP pozwalają również pełną widoczność wszystkich procesów biznesowych poprzez pulpity w czasie rzeczywistym. W dzisiejszym świecie, większość firm nabyć ogromną ilość danych związanych z działalnością gospodarczą codziennie. System ERP może skutecznie wykorzystać te dane na żywo, aby zapewnić krytyczny wgląd w wydajność firmy i poprawić zarówno swoje możliwości podejmowania decyzji i procesów biznesowych.

Excel vs ERP – Analiza

Zrozumienie swoich finansów jest ważne, aby utrzymać firmę w ryzach. W przeciwieństwie do programu Excel, ERP może dać Ci w czasie rzeczywistym zintegrowany przepływ pracy finansowej, która może automatycznie zbierać dane rozliczeniowe z każdego obszaru organizacji. Oznacza to, że masz scentralizowany system dla wszystkich działań finansowych, w tym koniec miesiąca, fakturowanie, płatności dostawców i listy płac. Z ERP można mieć w czasie rzeczywistym zrozumienie, co twoje finanse są naprawdę, i będziesz wiedzieć, co zadania są wprowadzając cię w czerni lub czerwieni. Ręczne procesy nieodłącznym elementem programu Excel po prostu nie może zasilić tego typu analizy, ale oprogramowanie ERP może.

ERP może również analizować wydajność pracowników w porównaniu do kosztów projektu i harmonogramów. Kompleksowy system przepływu pracy w swoim ERP może zapewnić zespół z informacji, których potrzebują w każdej chwili, aby zapewnić, że niezależnie od projektu, nad którym pracują jest na cel. Informacje te pozwalają wiedzieć, czy właściwi ludzie pracują nad właściwym projektem w odpowiednim czasie, a także pozwala lepiej przydzielać zasoby i zaplanować sklep. Nie ma więcej kosztownych przestojów, dzięki ERP – znowu coś Excel nie może zrobić, ponieważ po prostu nie ma mocy lub funkcjonalności do analizy w czasie rzeczywistym.

Dlatego jeśli potrzebujesz pomocy, żeby uwolnić się od Excela i zapanować nad swoją firmą, to napisz do nas – na nasz e-mail lub zadzwoń + 48 691 338 262, wspólnie przez to przejdziemy.