Jaka jest różnica między szkoleniem a edukacją? Krótka odpowiedź może być taka, że szkolenie pokazuje ludziom, które przyciski należy nacisnąć, a edukacja mówi im zarówno, dlaczego to robią, jak i dlaczego ważne jest, aby robili to dobrze. Więc szkolenie jest bardzo specyficzne dla systemu i praktyczne, podczas gdy edukacja jest znacznie bardziej ogólne i poświęca się do wyjaśnienia pojęć, takich jak to, co ERP może zrobić, co nie może zrobić i jak wszystkie poszczególne elementy całego systemu razem i interakcji.

Dlaczego potrzebujemy  szkoleń i edukacji?

Dlaczego potrzebujemy obu? Szkolenie jest niezbędne, ponieważ systemy ERP nie są  zawsze intuicyjne. Niektóre procesy są złożone i nierealistyczne jest oczekiwanie, że ludzie sami będą się uczyć, nie tylko dlatego, że uczenie się na podstawie doświadczenia może być kosztowną opcją. Dodatkowo, wiele systemów oferuje wiele sposobów działania i jeśli szkolenie nie jest formalne, istnieje szansa, że różne osoby wybiorą różne opcje, z których nie wszystkie będą poprawne lub optymalne. Chociaż wiele firm stara się oszczędzać pieniądze poprzez minimalizowanie ilości szkoleń, doświadczenie mówi nam, że użytkownicy, którzy nie mieli wystarczająco dobrego szkolenia, nie są w stanie korzystać z systemu tak efektywnie i skutecznie jak ci, którzy je mieli.

Jeśli chodzi o edukację, to prawidłowo przeprowadzona, pozwala zespołowi doboru i wdrożenia podjąć dobre, świadome decyzje na każdym etapie projektu. Nawet jeśli zatrudniają zewnętrznych konsultantów lub integratorów systemów, wewnętrzny rdzeń zespołu projektowego musi być w stanie komunikować się skutecznie. Nie jest to kwestia inteligencji: jest to kwestia wiedzy, i że można ją zdobyć tylko poprzez doświadczenie lub edukację, a ta ostatnia jest zazwyczaj szybsza i tańsza.

Aby spełnić swoją rolę w prawidłowej ocenie konkurencyjnych systemów, główny zespół musi naprawdę zrozumieć ERP. Nawet jeśli większość pracy jest wykonywana przez zewnętrznych konsultantów, zespół musi wiedzieć wystarczająco dużo, aby zrozumieć i zakwestionować tych ludzi, ich decyzje i ich zalecenia.

Po wybraniu systemu, i ponownie niezależnie od tego, czy konsultanci zewnętrzni są zaangażowani, konieczne jest, aby główny zespół przeprowadził szczegółowe szkolenie dotyczące danego systemu. Nie wystarczy, że nauczą się oni tylko, w jaki sposób system ma być używany po uruchomieniu, ponieważ czasy i firmy się zmieniają, a kiedy wszyscy konsultanci zewnętrzni już dawno odejdą, będą mieli czas, kiedy zmiana będzie korzystna lub niezbędna, a posiadanie niezbędnych umiejętności wewnętrznych, które to ułatwią, będzie wielką zaletą: nawet wiedza, że coś można zrobić (nie wiedząc od razu, jak można to zrobić) może być zmianą gry.

Kto powinien zajmować się edukacją i szkoleniem?

Aby właściwie odpowiedzieć na to pytanie, należy wpisać je w dwuwymiarową matrycę, ponieważ kształcenie i szkolenie to dwie różne rzeczy, a obie są wymagane bardzo wcześnie w projekcie, a także bezpośrednio przed rozpoczęciem startu.

Główny zespół projektowy potrzebuje edukacji ERP na samym początku projektu, co oznacza, że nie mogą one uzyskać go od swoich dostawców systemów, ponieważ nie zostały one jeszcze wybrane (i nie powinny być na tym etapie). Organizacje zawodowe, portale informacyje takie jak myERP.pl, mogą być dobrym źródłem edukacji, jak i zatrudnienie niezależnych konsultantów ERP. Szkolenie, z drugiej strony, musi być wykonane przez dostawcę systemu. Lecz można zawsze skorzystać z dodatkowych szkoleń innych firm. Czasami podstawowe szkolenia znajdziemy na takich stronach jak Udemy.com

Druga faza kształcenia i szkolenia jest przeznaczona dla rzeczywistych użytkowników końcowych. Należy to zrobić w tygodniach poprzedzających korzystanie przez nich z systemu, ponieważ zrobienie tego wcześnie (np. w tym samym czasie, co główny zespół) byłoby stratą czasu, ponieważ zapomnieliby oni wiele z tego, czego ich nauczono, gdy w końcu zaczną żyć. Zastanawiając się nad tym, kto powinien zajmować się kształceniem i szkoleniem użytkowników końcowych, możemy pamiętać, że Konfucjusz powiedział, że „uczyć to uczyć się dwa razy”, a to oznacza, że wewnętrzny zespół główny jest najlepszym człowiekiem do tej pracy, nawet jeśli w dużych firmach konieczne może być przyjęcie podejścia „trener-szkoleniowiec”, w ramach którego „superużytkownicy” w każdym dziale otrzymują szkolenie, a następnie rozpowszechniają je. Korzyści płynące z wykorzystania pracowników wewnętrznych do tego zadania obejmują również ich zdolność do prowadzenia rozmów z użytkownikami końcowymi „w ich własnym języku”, przekładania koncepcji na rzeczywiste przykłady, a także budowanie wiarygodności wobec użytkowników.

 

myERP.pl współpracuje z wieloma firmami w polsce, pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie dla waszej firmy. Masz pytania? napisz do nas, chętnie pomożemy rozwiązać twój problem, wskazać system lub dostawce który spełni twoje oczekiwania.