Ile naprawdę osiągnięto na spotkaniu, na którym nikt nie mógł przestać mówić? Czy kiedykolwiek siedziałeś na spotkaniu, na którym próbowałeś porozmawiać o tym, jak ulepszyć swój system ERP lub jakiś jego element, ale nie potrafiłeś niczego osiągnąć, ponieważ wszyscy rozmawiali? Cisza na spotkaniach może przynieść Ci więcej korzyści niż się tego spodziewasz.

Spotkania, które (nie) zawsze budują

Zdarzało mi się to wiele razy. Mimo że spotkania są regularną częścią pracy. Niezależnie od tego, czy spotkanie trwało godzinę czy dwie, nic nie zostało osiągnięte. Sala jest trąbką głosów, które walczą o to, by je usłyszeć. Zostawiłem zbyt wiele tych spotkań, aby je policzyć i byłem sfrustrowany naszym brakiem postępów.

Zanim zaczniesz myśleć, że mowa o strasznym osobniku z horroru, który kończy się na tym, że jest złym człowiekiem. Zamiast tego, mówię o ludziach, którzy przechodzą niezauważeni podczas spotkań. Są to ludzie, którzy mogą mieć reputację osoby, która nigdy się nie odezwie lub jest znana jako „cicha osoba” w twojej drużynie. Dla nich cisza na spotkaniach nie jest niezręcznym momentem, w którym zabrakło argumentów, lecz chwilą poświęconą nauce. Ci ludzie nie mówią, bo są niekompetentni lub wycofani, tylko dlatego, że myślą. Idą do swojego pokoju, zbierają informacje i uczą się – wszystko bez powiedzenia ani jednego słowa.

Zawsze zastanawiałem się, co te ciche osoby myślą. Ich słowa są zarezerwowane dla kilku szczęśliwców.

Widząc te osoby w wielu, jeśli nie we wszystkich spotkaniach, w których brałem udział, być może warto zmienić sposób działania na spotkaniach? Panuj nad swoimi słowami i słuchaj. Choć opanowanie tej umiejętności jest trudne, wydaje mi się, że przyniesie ona rezultaty.

Cisza nie oznacza głupoty

Wielu z nas nie czuje się komfortowo z ciszą na spotkaniach. Zamiast siedzieć w ciszy, wypełniamy ją bezmyślną gadką – jakże często popisując się przed współpracownikami. 

Wiele problemów w świecie biznesu można przypisać tej bezmyślnej gadce. Zamiast słuchać myśli lub opinii ludzi, ktoś inny w pokoju próbuje popisać się swoją wiedzą. Niezależnie od tego, tylko dlatego, że dużo mówią, nie oznacza, że są najmądrzejszą osobą w pokoju.

Odkryłem, że jest wręcz przeciwnie. Najmądrzejszą osobą na spotkaniu jest zazwyczaj ta, która nic nie mówi. Nie ma ochoty przerywać spotkania i jest zadowolona, z możliwości słuchania. Dla takiej osoby cisza na spotkaniach jest katalizatorem pracy.

Kiedy spotkanie się kończy, natychmiast wraca do swojego biurka, nie chcąc tracić więcej czasu na rozmowę, i zaczyna pracować. Podczas gdy wszyscy inni byli zajęci rozmową, ona uczyła się. Patrzenie na tych ludzi zmieniło mój punkt widzenia na ciszę na spotkaniach. Głęboko wierzę, że cisza na spotkaniach wskazuje na inteligencję, a mówienie niekoniecznie.

Korzyści z zachowania ciszy na spotkaniach

Oczywiście są sytuacje, kiedy ci spokojni ludzie muszą coś powiedzieć. I nie mają z tym żadnego problemu. Jednak mówią o tym kilkoma słowami. Odkryłem, że kiedy ci ludzie mówią, nie muszę się martwić, że będę siedział na prezentacji nudnego PowerPointa lub próbował rozszyfrować skomplikowany arkusz kalkulacyjny.

Nic z tego nie będzie, gdy ci spokojni ludzie w końcu wypłyną na zewnątrz. Zamiast tego wygłaszają swoje uwagi i wracają do ciszy. Mówią to, co chcą powiedzieć i wracają do słuchania.

Don’t Talk – słuchaj

Zamiast kłaść tak duży nacisk na poprawę swoich umiejętności komunikacyjnych, skup się na swoich umiejętnościach słuchania. Byłbyś zaskoczony, ile jeszcze możesz się nauczyć, po prostu słuchając.

Na przykład, pierwsza praca, jaką miałem po studiach, była w niewielkiej, firmie wdrażającej swój autorski system ERP. Zostałem zatrudniony jako konsultant. Na początku byłem zmuszony słuchać starszych kolegów, i od czasu do czasu wtrącałem swoje zdanie – nie zawsze najlepsze. Z czasem skupiłem się bardziej na słuchaniu, dzięki czemu po spotkaniach byłem w stanie wynieść większą wiedzę bez przerywania rozmowy, próbując się pochwalić jakąś wiedzą. Stałem się częścią ciszy na spotkaniach, dzięki której moja praca stała się wydajniejsza.

Skup się na nauce

Przez kilka pierwszych miesięcy pobytu tutaj, powiedziałem bardzo mało. Częściowo wynikało to z braku pewności co do tego, o czym rozmawiamy i obawy przed wygłupieniem się w oczach kolegów. Moja cisza na spotkaniach pozwoliła skupić się na nauce. Słuchanie tego, co mieli do powiedzenia kierownicy projektów, klienci i interesariusze, pozwoliło mi dowiedzieć się, jak działała nasza firma i dało mi podstawowy przegląd rozwiązań, z którymi pracowaliśmy. Rzadko się odzywałem i choć byłem znany z tego, że byłem cichy byłem również znany jako osoba, która ciężko pracowała i wykazywała inicjatywę.

Wyjdę z mydelniczki i porozmawiam o innym specjaliście, o którym słyszałem, a który wykorzystał swoje umiejętności słuchowe, aby przyspieszyć swoją karierę i zapewnić sobie spotkanie z założycielami Google.

Miał również reputację bardzo cichego człowieka podczas spotkań i zazwyczaj uczęszczał tylko na notatki. Powiedział jednak, że tak wiele się nauczył tylko siedząc i słuchając na tych spotkaniach, do tego stopnia, że wyprzedzał krzywą wiedzy, szybko awansował w firmie i wziął udział w spotkaniu z dwiema decyzyjnymi osobami z Google.

Tak duży nacisk kładzie się na komunikację, a nie na słuchanie. Opanowanie tej umiejętności często może nauczyć o wiele więcej niż formalna edukacja. Wyobrażam sobie, że to, czego ten człowiek nauczył się od Google’a, było większe niż wszystko, czego nauczył się w szkole. I zdobył tę wiedzę tylko poprzez słuchanie.

Relaks w ciszy

Teraz, na każdym spotkaniu, w którym uczestniczę, mój cel jest ten sam: być cicho. Pozwalam wszystkim innym na rozmowę, podczas gdy ja siedzę cicho. Jestem zadowolony z tego, że sala wypełnia się wieloma głosami, wszystkie walczą o to, by je usłyszeć. Podczas gdy oni tracą jakąś niesamowitą wiedzę, ja nie.

Ale jak zachować ciszę na spotkaniach? To podstępne, ponieważ tak często nasze własne poczucie własnej wartości lub tytuły zawodowe stają nam na przeszkodzie, wypełniając nasze usta niekończącym się zapasem słów, które tak naprawdę utrudniają nam osiągnięcie czegokolwiek. Zdefiniuj to ego, odłóż swój tytuł zawodowy i po prostu słuchaj. Byłbyś zszokowany tym, jak wiele jesteś w stanie wynieść z spotkań, kiedy nie zawsze to ty mówisz.

Szukaj cichych ludzi na spotkaniach. Obserwuj ich i staraj się naśladować ich, bo to oni zazwyczaj stoją za rozwiązaniami i dostają rzeczy do zrobienia – wszystko dlatego, że widzą i słyszą, bardziej się skupiają na tym co się dzieje na spotkaniu, więcej notują.

Jest to całkowicie możliwe, aby stać się cichą osobą na spotkaniach. Wystarczy tylko rozpoznać korzyści płynące z ciszy na spotkaniach.