8 najczęstszych przyczyn niepowodzeń wdrożenia systemu ERP

Zapewne słyszałeś/aś wiele historii o firmach, które nie wdrożyły nowy system ERP, albo przepłaciły, albo przekroczyły termin wdrożenia, albo są zwyczajnie niezadowolone z tego co wybrały. Ponad połowa organizacji wdrażających swój nowy system ERP doświadczyła niepowodzenia.

Czy to może oznaczać, że również ​​Twój projekt skończy się podobnie? Nie koniecznie, jeśli poznasz najczęstsze przyczyny niepowodzeń.

Przyjmując strategiczne podejście, możesz podjąć właściwe kroki, żeby osiągnąć sukces. A tak naprawdę wszystko zaczyna się od zrozumienia typowych przyczyn niepowodzeń podczas wdrożenia systemu ERP.

Poznaj 8 najczęstszych przyczyn takich niepowodzeń.

1. Pierwszeństwo technologii nad ludźmi

To, że potrzebujesz doskonałego systemu ERP – to pewne. Ale nie może to być Twoim jedynym celem. System ERP to tylko część Twojego projektu. Ten projekt obejmujący całe przedsiębiorstwo wpłynie również na Twoich pracowników, Twoje procesy biznesowe i kulturę firmy.

Dlatego tak ważne jest, żeby skoncentrować się na zarządzaniu zmianami w organizacji i poświęcić taką ilość czasu, budżetu i zasobów na różne działania związane z zarządzaniem zmianą, które poradzą sobie z oporem i zapewniają akceptację.

2. Brak zarządzania procesami biznesowymi

Każdy dostawca swojego systemu ERP, jest w stanie tak go zaprezentować, że będziesz oczarowany/a. Ale pamiętaj, że wybrany przez Ciebie system musi być odpowiedni da Twoich procesów biznesowych. Reengineering procesów biznesowych  to podejście, które obejmuje zdefiniowanie celów i poszukiwanie problemów i w razie potrzeby ich przeprojektowanie. Oczywiście reengineering procesów nie zawsze jest właściwym podejściem, jeśli tylko wdrażasz system ERP, ale jest to kluczowa część cyfrowej transformacji. 

Kiedy rozpoczniesz projekt wdrożenia systemu ERP bez zarządzania procesami biznesowymi, nie zrozumiesz swojego obecnego stanu, ani nie będziesz w stanie wprowadzić potrzebnych ulepszeń. W rezultacie wybierzesz niewłaściwy system i będziesz zmuszony zainwestować w drogie, czasochłonne dostosowania czy ulepszenia, żeby ostatecznie dopasować oprogramowanie do swoich procesów. 

Pamiętaj, żeby zawsze zaangażować do tego procesu kadrę kierowniczą, menedżerów i użytkowników końcowych z różnych działów. Zawsze proś o ich wkład, żeby zrozumieć, czego chcą i potrzebują od nowego systemu.

3. Nierealistyczne oczekiwania projektowe

Żeby dobrze zdefiniować wszystkie oczekiwania zatrudnij zewnętrznego konsultanta, który pomoże Ci rozszyfrować wszystkie stwierdzenia dostawców dotyczące budżetu czy harmonogramu. Zewnętrzny konsultant pomoże Ci uniknąć „pójścia na skróty” a tym samym poniesienia nieoczekiwanych kosztów.

4. Brak zaangażowania ze strony kadry kierowniczej

Być może masz już zespół wykonawczy dla swojego projektu i zatwierdzony budżet, ale to nie koniec. Musisz stworzyć komitet sterujący, zespół osób składający się z kadry kierowniczej, który wyjaśni strategię cyfrową i podejmie decyzje dotyczące alokacji zasobów, harmonogramu czy budżetu.

Zaangażowanie kadry kierowniczej gwarantuje, że wdrożenie ERP nie stanie się projektem technologicznym. Będziesz mieć dodatkową gwarancję, że wpasuje się też w ogólną strategię firmy. Takie podejście zwiększy prawdopodobieństwo osiągnięcia korzyści, takich jak lepsza obsługa klienta i trwała przewaga konkurencyjna. Zaangażowanie kadry kierowniczej zapewni również zaangażowanie pracowników.

5. Niewystarczające zasoby

Przydzielając zasoby do projektu, pamiętaj, że jakość jest tak samo ważna jak ilość. Zamiast po prostu przydzielać ludzi do tworzenia zespołu, poświęć czas na wybór pracowników, którzy dobrze nadają się do wykonywanej pracy. 

Co najważniejsze, pamiętaj o wyznaczeniu kierownika projektu, który może koordynować projekt i zgłaszać kluczowe aktualizacje kierownictwu. Liderami na czele Twoich wysiłków powinni być ci, którzy rozumieją  i są zaznajomieni z Twoimi obecnymi systemami, w tym ich wadami. Powinni również mieć udział w realizacji celów projektu i zaangażować się w ich osiągnięcie. 

Budując zespół projektowy pamiętaj, że pracownicy będą musieli również wykonywać swoje codzienne zadania, próbując jednocześnie nadać priorytet projektowi wdrożenia systemu ERP. Bardzo dobrym pomysłem jest zatrudnienie zewnętrznych integratorów systemów i konsultanci ERP z branżowym doświadczeniem ERP. Zawsze zapytaj o projekty referencyjne.

6. Niewystarczające szkolenie użytkowników końcowych

Brak wiedzy o systemie jest głównym powodem, dla którego wielu pracowników odmawia przyjęcia nowego oprogramowania. Jeśli nie rozumieją, jak korzystać z nowego systemu ERP, powrócą do swoich starych, znanych schematów pracy. 

Aby złagodzić to ryzyko i poprawić wskaźniki akceptacji użytkowników, zaprojektuj szkolenia dla użytkowników końcowych. Szkolenia te powinny odbywać się na długo przed uruchomieniem systemu, aby pracownicy mieli dużo czasu na poznanie funkcjonalności nowego oprogramowania ERP.

7. Za dużo dostosowań

Wszyscy wiemy, że dostosowywanie oprogramowania ERP nie jest tanie.

Podczas wyboru systemu zastanów się, w jakim stopniu każde rozwiązanie odpowiada Twoim krótko- i długoterminowym celom biznesowym. Jeśli będzie potrzeba zaimplementowania kilku integracji i modułów, aby uzyskać potrzebną funkcjonalność, potraktuj to jako czerwoną flagę. Dlatego wybieraj system, który będzie miał te wszystkie funkcjonalności, których potrzebujesz lub miej pewność, że Twój dostawca będzie w stanie te funkcjonalności dorobić w skończonym czasie i ustalonym budżecie.

8. Niewłaściwa migracja danych

Wdrożenie nowego systemu ERP wiąże się z czyszczeniem danych i rozbudową systemu. Przeniesienie danych ze starszego systemu do nowej platformy ERP może być trudne. Jest to jednak niezbędny krok, chyba że planujesz zacząć od zera. 

To jest krok, którego nie możesz pominąć czy też podejść do tego bez uwagi. Wymaga to cierpliwości i wytrwałości, ponieważ jest to jedna z najważniejszych rzeczy podczas wdrożenia systemu ERP. Najlepiej jeśli wyznaczysz odpowiednią osobę do nadzorowania procesu z czyszczeniem danych. Zidentyfikuj i usuń zduplikowane dane i nie przenoś wszystkich danych jednocześnie. Ważnym jest przetestowanie ich tuż przed migracją.

Poświęcając czas na migrację danych ERP, możesz zapobiec zakłóceniom łańcucha dostaw i zapewnić wszystkim pracownikom dostęp do potrzebnych informacji zaraz po uruchomieniu systemu. 

Przepis na sukces

Często nie da się wskazać jednej dokładnej przyczyny niepowodzenia wdrożenia systemu ERP. Zwykle jest to wynik wielu problemów, które się nawzajem łączą, tworząc efekt domina. 

Przygotowując się do własnego projektu, przeskanuj rynek i zaproś do rozmów te firmy, które nie mają takich projektów w portfelu – bo takie firmy są. Dodatkowo zapytaj o doświadczenie w Twoim sektorze – wybrany system powinien być dostosowanych do branży, w której działa Twoje przedsiębiorstwa. Co więcej jeśli już znasz typowe przyczyny niepowodzeń wdrożenia systemów ERP, wiesz, czego unikać. Bardzo ważne bowiem jest zidentyfikowanie tych zagrożeń na wczesnym etapie projektu. 

Powodzenia!