SAP ERP DLA NAPRAWDĘ POCZĄTKUJĄCYCH – CZĘŚĆ 2

W części pierwszej wpisu SAP ERP dla NAPRAWDĘ początkujących szukaliśmy odpowiedzi na pytanie: czym jest oprogramowanie SAP ERP? Poruszyliśmy również temat historii rozwoju tego produktu co ułatwiło nam zrozumieć różnice pomiędzy kolejnymi jego wersjami (R1, R2, R3 oraz ERP). Wiemy już, że największe z nich możemy zaobserwować w zakresie architektury (warstwy: aplikacji, bazy danych i prezentacji). W tej części natomiast przyjrzymy się im bliżej, dzięki czemu zrozumiemy sposób działania SAP-a. Przy okazji zbadamy również obszary biznesowe wspierane przez ten system i omówimy moduły wchodzące w ich skład.  

Zanim zaczniemy chciałbym abyś uwierzył mi na słowo, że choć temat ten może wydawać się nudny to jest bardzo ważny. Gdy zaczynałem przygodę z SAP to szukałem w sieci informacji na temat transakcji i podstawowych codziennych czynności wykonywanych w tym systemie.

Nie obchodziło mnie to jak jest on zbudowany, po prostu chciałem wszystko umieć i poruszać się w nim jak „ryba w wodzie”. Jednak próbując zrozumieć pewne zagadnienia i tak często musiałem wracać do podstaw, które zawsze omijałem. Nikt nie poda Ci wiedzy na talerzu, bo każdy system SAP jest inny. Każda firma projektuje go pod swoje własne potrzeby.

Jednak pewne rzeczy (takie o których będziemy mówić tutaj) zawsze są takie same. Wszystkie „sztuczki”, których nauczysz się w swojej firmie mogą być nieprzydatne w innej, dlatego nie tyle istotne jest nauczenie się klikania na pamięć co zrozumienie podstaw. Jak je zrozumiesz to „jesteś w domu” bo to jest tak jakbyś kupił nowego iPhone’a, którego ogarnięcie zajmie Ci kilka minut ale dla kogoś kto się tym nie interesuje, przejście na kolejną wersję będzie końcem świata.

No to jedziemy dalej!

WARSTWY SYSTEMU SAP ERP I ICH EWOLUCJA

W poprzednim wpisie mówiliśmy, że SAP R1 – posiadał jedną warstwę na komputerze z systemem DOS. To oznaczało, że nie posiadał żadnej oddzielnej bazy danych czy warstwy aplikacji. Posiadał wszystkie warstwy tylko na jednym poziomie! Czym właściwie charakteryują się poszczególne warstwy?

Warstwa prezentacji stanowi cały interfejs udostępniony użytkownikowi. Jak widzicie na obrazku nr 1, w SAP R3 a także i w ERP warstwa prezentacji zazwyczaj znajduje się na komputerach użytkowników w postaci interfejsu graficznego, czyli tak zwanej aplikacji SAP GUI. Jest to bardzo mała aplikacja, którą można zainstalować na dowolnym komputerze i która zapewnia łączność z systemem SAP ERP, czyli tak naprawdę pełni rolę tylko komunikacyjną.

Funkcjonuje ona w podobny sposób z jakim mogłeś się spotkać w przypadku gier sieciowych, w które zapewne grałeś. Jeśli masz ochotę zagrać w jakąś darmową grę online musisz najpierw pobrać aplikację łączącą cię z serwerem i dopiero za jej pośrednictwem łączysz się do konkretnego serwera w którym rozpoczynasz swoją grę. Aplikację SAP GUI możesz sobie pobrać za pośrednictwem internetu i zainstalować na swoim komputerze w domu, ale to wcale nie znaczy, że będziesz mógł korzystać z SAP ERP.

Dlatego, że potrzebujesz mieć dostęp do serwera SAP oraz posiadać konto użytkownika i hasło. Posiadając SAP GUI dysponujesz tylko narzędziem do logowania a nie całym systemem SAP ERP. Serwer ten korzysta właśnie z drugiej warstwy na poziomie aplikacji. Co to oznacza? Że warstwą prezentacji są komputery podłączone do sieci. Jeśli którykolwiek z komputerów się zepsuje to nie wywołuje to żadnych niepożądanych skutków, ponieważ komputer można szybko wymienić. Ale wyobraźcie sobie taką sytuację w SAP R1. Psuje się komputer i wraz z nim wszystko inne.

Warstwa aplikacji natomiast jest sercem systemu SAP ERP. Przetwarza całą logikę odpowiedzialną za wykonywanie transakcji, wszelkich zadań drukowania, wczytywania raportów, oraz za współpracę z innymi aplikacjami. Możliwe jest rozproszenie działania aplikacji między kilkoma maszynami serwerowymi w sytuacjach, gdy obciążenie przekracza moc przetwarzania pojedynczego serwera.

Co to oznacza? Że poziom tej warstwy wpływa w znacznym stopniu na wydajność czy szybkość systemu i jeśli system jest zbyt wolny to możemy tą warstwę nieco rozproszyć. Ale nie mogliśmy tego zrobić z SAPem R2. Dlaczego? Ponieważ warstwa aplikacji i warstwa bazy danych stanowiła jeden poziom. Czym zatem jest warstwa serwera danych?

Warstwa bazy danych służy do magazynowania danych generowanych przez użytkowników i przez aplikacje SAP. Dane generowane przez użytkowników reprezentują obiekty danych w tabelach bazy danych SAP w ramach różnych procesów biznesowych. Każdy obiekt posiada swoją tabelę w bazie, na przykład zamówienie lub rekord danych podstawowych dostawcy zapisywane są w różnych tabelach. Wszelkie dokonywane na nich zmiany klasyfikowane są jako dane generowane przez użytkowników. Dane generowane przez aplikacje SAP to wszelkie procedury i funkcje napisane w języku programowania ABAP, które są ładowane do serwerów aplikacji SAP z bazy danych w czasie rzeczywistym.

Ze wszystkich trzech warstw to właśnie warstwa bazy danych ma najwyższe wymagania dotyczące niezawodności i wydajności w trakcie wdrażania systemu, ponieważ każdy zalogowany użytkownik systemu SAP poprzez swoją pracę dokonuje zmian w bazie danych.

Dane te są odczytywane, zwracane z powrotem do warstwy aplikacji, dlatego wydajność warstwy bazy danych ostatecznie określa wydajność całej instalacji systemu SAP ERP. Być może doświadczyliście już zawieszenia systemu, gdy próbowaliście zrobić zbyt dużo na raz. Prawdziwą szybkością systemu mogą się cieszyć tylko użytkownicy pracujący na SAP z bazą danych SAP HANA.

Czasami, w celu zapewnienia jak najlepszej wydajności systemu SAP, firmy instalują go na osobnych, potężnych serwerach dla każdej z warstw. Choć dopuszcza się również zainstalowanie wszystkich trzech warstw na jednym serwerze a nawet komputerze np. dla celów prezentacyjnych.

Myślę, że przeczytanie poprzednich akapitów pomogło zrozumieć potrzebę rozwoju produktu SAP R2. Jak pamiętacie z pierwszej części wpisu, wersja ta posiadała tylko dwie warstwy. Czyli warstwa prezentacji, na komputerach użytkowników, i na osobnym serwerze kolejne dwa poziomy. Na tamte czasy było to wystarczające, bo liczba obliczeń i danych była niska.

Wraz ze wzrostem liczby obliczeń system stał się wolny i wprowadzono system trzypoziomowy. Wtedy właśnie opracowano system SAP R3 – system trzywarstwowy z oddzielna bazą danych. Mieliśmy tu już trzy warstwy, prezentacji (którą reprezentują komputery użytkowników), warstwa aplikacji na serwerze aplikacji i warstwa bazy danych na osobnym serwerze.

Teraz dzięki trzem niezależnym serwerom każda firma może w systemie odzwierciedlić wszystkie swoje procesy biznesowe. Poza tym każdy pracownik z różnego działu może pracować w systemie, niezależnie od innych, w tym samym czasie, korzystając z tej samej bazy danych i obciążając system w nieco mniejszym stopniu.

To tyle w temacie technicznej architektury systemu. Przejdźmy teraz przez obszary biznesowe wspierane przez SAP.

OBSZARY BIZNESOWE SAP ERP

Dzisiejszy system SAP ERP wspiera trzy obszary biznesowe:

• Finanse (czyli księgowość)
• Logistyka
• HR (Zarządzanie zasobami ludzkimi lub po prostu kadry)

Pierwszy system SAP czyli SAP R1 działał tylko w obszarze finansowym, natomiast pozostałe obszary rozwijane były wraz z kolejnymi wersjami systemu (od SAP R2 do dzisiejszego ERP). Logując do systemu SAP wystarczy tylko zerknąć w obszar menu SAP EASY ACCESS, gdzie już po pierwszym „rzucie oka” znajdziesz dowód na istnienie tych trzech obszarów.

Czym charakteryzuje się każdy z obszarów i jakie procesy obsługuje?

Opis obszaru logistycznego – moduły

Zatem w obszarze logistycznym wyróżniamy moduły, które widać również w menu SAP (rys. 2) a są to:

• SD – Sales and Distribution (Sprzedaż i dystrybucja)
• MM – Material Management (Gospodarka Materiałowa)
• WM – Warehouse Management (Gospodarka Magazynowa)
• PP – Production Planning (Planowanie produkcji)
• QM – Quality Management (Zarządzanie jakością)
• PM – Plant Maintenance (Gospodarka remontowa)

 

Każdy z modułów jest ściśle powiązany z pozostałymi. Sprzedaż i dystrybucja daje szereg rozwiązań pozwalających na rejestrowanie wszelkich zdarzeń o charakterze handlowym zaczynających się od momentu tworzenia dokumentów handlowych takich jak oferty i umowy. Jak już mówimy o umowach to musi być też mowa o pieniądzach, więc moduł ten wspiera oczywiście obliczanie cen, podatków czy rabatów.

Następnie zasięg modułu sięga po tworzenie zleceń sprzedaży, na podstawie których produkowany jest zamówiony produkt. Jednak aby produkt ten mógł zostać wyprodukowany firma musi posiadać odpowiednie ilości zapasów produktów, żeby móc je sprzedawać. To czy je posiada czy nie jest sprawdzane za pomocą kolejnej funkcjonalności tegoż modułu, mianowicie kontroli dostępności towarów (tzw. ATP). Jeśli ich nie posiada, to musi je wyprodukować i tutaj wkracza kolejny moduł PP czyli produkcja.

Moduł produkcyjny to jeden z najobszerniejszych modułów, ponieważ zarządza on danymi materiałów, surowców czy półproduktów, planuje i bilansuje zasoby produkcyjne a także harmonogramuje całą produkcję oraz zarządza marszrutami technologicznymi czy specyfikacjami materiałowymi.

W procesie planowania produkcji sprawdza się również dostępność komponentów niezbędnych do jej realizacji a jeśli ich brakuje to się je zamawia od dostawców, którzy są obsługiwani przez kolejny moduł – gospodarki materiałowej.

Na poziomie modułu MM dokonuje się planowanie potrzeb materiałowych i zarządza się całym procesem zaopatrzenia wraz z kontrolą i wyceną zapasów aż po przyjmowanie faktur od dostawców. Po otrzymaniu wszelkich niezbędnych komponentów trzeba je zmagazynować i proces ten wykonywany jest w ramach modułu gospodarki magazynowej, gdzie zarządza się powierzchnią  magazynową oraz strategią kompletacji zleceń produkcyjnych.

Dopiero gdy wszystkie niezbędne komponenty będą już dostępne na magazynie można kontynuować proces produkcyjny, więc jak widzicie moduł gospodarki magazynowej jest ściśle powiązany z modułem produkcyjnym a ten z kolei z modułem sprzedaży i dystrybucji. Dlaczego? Dlatego, że po wyprodukowaniu gotowego wyrobu można go dopiero sprzedać w odniesieniu do zlecenia sprzedaży o którym była mowa na początku tej sekcji.

Jak to w życiu bywa, wyprodukowany wyrób może okazać się wadliwy albo może wymagać inspekcji, więc zanim trafi do klienta musi przejść przez moduł zarządzania jakością. Moduł ten wspiera wszelkie działania firmy prowadzące do poprawy lub utrzymania ustalonego poziomu jakości. Po przejściu tak długiej drogi przez poszczególne moduły produkt może zostać wreszcie sprzedany.

Ale to również nie jest koniec, dlatego, że sprzedany towar może do nas wrócić nawet za pół roku z powodu jakiejś usterki. Wtedy próbujemy go naprawić, możemy to zrobić za pomocą zlecenia serwisowego, które jest elementem modułu PM – gospodarki remontowej. Gospodarka remontowa wspomaga zarządzanie i realizacje wszystkich działań remontowych, odwzorowuje strukturę utrzymania ruchu.

Obszar finansowy – moduły

Teraz po zakończeniu produkcji czy procesu zaopatrzenia wkraczamy w obszar finansowy ponieważ elementy opisane w poprzedniej sekcji  zostają rozliczane właśnie w tym obszarze. Moduły obszaru finansowego również znajdziemy w menu SAP a są to:

• FI – Financial Accounting (Rachunkowość finansowa)
• BL – Bank Ledger (Księgowość bankowa)
• CO – Controlling
• IM – Investment Management (Zarządzanie inwestycjami)
• PS – Project System (System projektowy)
• RE-FX – Real Estate-Flexible (Elastyczne zarządzenia nieruchomościami)
• FM – Funds Management (Rachunkowość budżetowa)

 

Wspomniane w poprzedniej sekcji zlecenie produkcyjne jest analizowane za pośrednictwem modułu CO czyli kontrolingu. Moduł ten zajmuje się analityką kosztowo-przychodową, czyli jak nie trudno się domyślić również powiązany jest ściśle z pozostałymi modułami, co pomaga rozliczyć (zaraportować) przychody ze sprzedaży ale i koszty produkcji.

Najważniejszym jednak w tej grupie modułów jest moduł Rachunkowości finansowej który umożliwia obsługę zdarzeń finansowo-księgowych niezbędnych do wykonania miesięcznego, kwartalnego czy rocznego sprawozdania finansowego (nie tylko na potrzeby firmy ale również do Urzędu Skarbowego czy Głównego Urzędu Statystycznego). Moduł FI dzieli się na jeszcze bardziej szczegółowe zakresy w obrębie księgi głównej, rozrachunków z dostawcami czy księgowości majątku trwałego. Obsługując ten moduł trzeba posiadać wiedzę o rachunkowości i trzeba po prostu lubić liczby.

Kolejnym modułem obszaru finansowego jest IM – zarządzanie inwestycjami. Mówiąc bardzo krótko wspiera on planowanie i budżetowanie inwestycji. Następnym modułem jest PS – system projektowy, który wykorzystywany jest do realizacji złożonych projektów badawczo-rozwojowych, produkcji na zlecenie czy projektów inwestycyjnych a także do planowania kosztów i przychodów z nimi związanych.

Szczegółowe omówienie każdego z modułu wymagałoby napisania obszernej publikacji, dlatego tylko wspomnę, że spotkać można jeszcze moduł Elastycznego zarzadzania nieruchomościami czy Rachunkowości budżetowej, które jak sama nazwa wskazuje służą do komercyjnego zarządzania nieruchomościami np. leasing czy rachunkowością budżetową najczęściej wykorzystywaną w sektorze publicznym (tzw. budżetówce).

Obszar HR – moduły

I wreszcie ostatni obszar jakim jest zarządzanie zasobami ludzkimi gdzie głównym modułem jest Administracja personelem. W tym module obsługujemy dane personalne pracownika oraz budujemy całą strukturę organizacyjną firmy. Poza tym w module Zarządzanie szkoleniamirejestrujemy terminy szkoleń, następnie je budżetujemy i oceniamy uczestników. Kolejnym modułem obszaru HR, jest ten, dzięki któremu otrzymujemy wynagrodzenie.

Mowa tu oczywiście o Rozliczaniu listy płac. Moduł ten pozwala na rozliczanie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, pracowników tymczasowych, wspomaga rozliczanie wszelkich ulg, potrąceń, L4 i ułatwia sprawozdawczość z ZUS, urzędem skarbowym itd. Nie trudno się domyślić, że moduł ten jest ściśle powiązany z modułem FI.

Rozwiązania branżowe – pozostałe moduły

Warto również wspomnieć, że chociaż tutaj ich nie wymieniłem to SAP dostarcza pełno modułów typowo branżowych tzw. Industry Solutions np. dla przemysłu lotniczego, motoryzacyjnego, drzewnego, chemicznego itd. To jest bardzo szeroki wachlarz produktów, o którym więcej możesz poczytać tutaj: https://www.sap.com/industries.html

ARCHITEKTURA SYSTEMU SAP ERP – OBSZAR FUNKCJONALNY I TECHNICZNY

Czas na ostatnią dawkę teorii o systemie SAP. Studiując kierunek SAP jak i w niektórych pozycjach w literaturze¹ możesz znaleźć podział tego systemu na obszar funkcjonalny i techniczny.

Opis obszaru funkcjonalnego

Obszar funkcjonalny przeznaczony jest dla użytkowników i właśnie w jego skład wchodzą omówione wcześniej moduły wraz z przypisanymi do nich aplikacjami transakcyjnymi. Wierzchnią warstwą obszaru funkcjonalnego jest menu funkcjonalne, znane również jako SAP EASY Access.

Za jego pomocą użytkownik ma możliwość bardzo szybkiego przejścia do transakcji, w której aktualnie chce wykonywać jakiś proces biznesowy, a także tworzyć swoje własne skróty czy foldery – tak samo jak w przypadku tworzenia ulubionych stron w przeglądarce internetowej. Szczegółowo przejdziemy przez te zagadnienie w kolejnych częściach „SAP dla naprawdę początkujących”.

Drugim elementem obszaru funkcjonalnego jest przewodnik konfiguracji, czyli zestaw narzędzi konfiguracyjnych niezbędnych do parametryzacji pracy systemu. Dostęp do tego zestawu posiadają tylko administratorzy systemu, czyli konsultanci lub użytkownicy kluczowi, którzy są łącznikami pomiędzy działem IT a użytkownikiem końcowym.

Opis obszaru technicznego

Kolejnym obszarem jest obszar techniczny czyli administracja systemem znana jako BASIS, w której dokonuje się integracji systemu SAP ERP z innymi systemami a także administruje się instalacją programu GUI na komputerach w sieci, planuje się wykonanie kopii zapasowych oraz czuwa się nad aspektami technicznymi. Grzechem byłoby nie wspomnieć tutaj o programowaniu ABAP.

Jest to język programowania, charakterystyczny tylko dla systemu SAP ERP. To po prostu kod źródłowy całego oprogramowania SAP (tak jak strony internetowe napisane są w HTML, tak SAP napisany jest w ABAP), który producent daje nam wraz z pakietem instalacyjnym w celu wykonywania w nim wszelkich modyfikacji. Modyfikacje kodu źródłowego programu, pomagają stworzyć system jak najbardziej dopasowany do potrzeb firmy użytkującej SAP.

Mam nadzieję, że zarówno pierwsza jak i druga część tego cyklu naświetliła Wam czym jest oprogramowanie SAP ERP i dzięki temu praca z systemem stanie się łatwiejsza i przyjemna. W kolejnych częściach skupimy się na tematyce praktycznej i przejdziemy przez czynności jakie każdy użytkownik powinien zrobić po pierwszym zalogowaniu do systemu. Dziękuje za uwagę! Do następnego razu!