WDROŻENIE SYSTEMÓW IT. BŁĘDY I PROBLEMY CZ.3

W poprzednim artykule dowiedzieliście się między innymi :

• Nieodpowiedni moment na wdrożenie systemu?
• Nieprecyzyjne określenie zakresu wdrożenia?
• Czynnik ludzki? czy to problem?
• Brak kierownika projektu, braki kompetencyjne

Jeśli nie mieliście okazji przeczytać tego drugiego, z serii artykułów „Wdrożenie systemów IT. Błędy i problemy”, to bezpośredni link zamieszczamy poniżej. ⤵

WDROŻENIE SYSTEMÓW IT. BŁĘDY I PROBLEMY CZ.2

Brak zaangażowania kadry zarządzającej

 

Zaangażowanie kadry zarządzającej jest niesłychanie istotne. To często motor napędowy dla załogi. Pracownicy muszą mieć poczucie zaangażowania i zainteresowania wdrożeniem ze strony najwyższego kierownictwa. I widzieć, że bierze ono odpowiedzialność. 

Na powodzenie wdrożenia wpływ ma podejście i sposób zaangażowania kadry zarządzającej. Jeżeli osoby decyzyjne nie wykazują dostatecznie dużego zainteresowania albo z różnych przyczyn nie do końca identyfikują się z koncepcją wdrożenia systemu, cały projekt może zakończyć się porażką. Kadra zarządzająca powinna identyfikować się z potrzebą i celami wdrożenia systemu informatycznego. Dobrym sposobem na to, aby wdrożenie dostało odpowiedni priorytet wśród zarządu, a decyzje zapadały zgodnie z harmonogramem, jest to, aby w zespole projektowo-analitycznym znalazła się osoba z zarządu.

 Kadra zarządzająca powinna być zaangażowana w realizację projektu na każdym jego etapie, przy zachowaniu systematycznej komunikacji z pracownikami. Członkowie kadry nie powinni także tracić z pola widzenia głównych celów przeprowadzanego wdrożenia i trzymać się wyznaczonych planów (reagować w przypadku sytuacji problemowych).

Brak zespołu projektowo-analitycznego

Wybór zespołu zajmującego się przygotowaniem do wdrożenia oraz kierowaniem pracami pozwoli na koordynację, mierzenie postępów, a także raportowanie i bieżący nadzór nad prowadzonymi pracami.

Przygotowując przedsiębiorstwo do wdrożenia systemu informatycznego warto powołać zespół projektowo-analityczny, którego głównym zadaniem będzie analiza i określenie potrzeb oraz funkcjonalności dla wdrażanego rozwiązania. W skład zespołu można włączyć osoby pracujące we wszystkich działach, kierując się przy tym ich doświadczeniem, otwartością na zmiany, entuzjazmem i chęcią do działania, a także zrozumieniem potrzeb przedsiębiorstwa. Wybrane osoby z zespołu mogą uczestniczyć w spotkaniach z przedstawicielami dostawców, a także prowadzić nadzór nad wdrożeniem i angażować się od strony organizacyjno-szkoleniowej.

Członkowie zespołu mogą także przeprowadzać monitorowanie sposobów funkcjonowania systemu, wykonywać testy wewnętrzne, zbierać informacje od kierowników działów na temat konkretnych rozwiązań, proponować zmiany funkcjonalne i zgłaszać inne propozycje związane z pracą w systemie i jego działaniem.

 W zespole powinna znaleźć się osoba z kadry zarządzającej, o czym wspomniałem w poprzednim punkcie. Osoba nadzorująca pracę zespołu powinna odpowiednio przydzielić zadania jego członkom oraz konsekwentnie egzekwować ich wykonywanie.

Zespół projektowo-analityczny składający się z przypadkowych osób z różnych działów albo osób, które słabo znają specyfikę wdrożenia może doprowadzić do sporych problemów z utrzymaniem harmonogramu prac, powodować generowanie niespójności i błędów, a w najgorszym razie doprowadzić do zerwania projektu i klęski wdrożenia. Ponadto sytuacja taka wpłynąć może na atmosferę w firmie i negatywnie oddziaływać na postawę i motywację co najmniej części zespołu pracowniczego.

Niski lub żaden wpływ pracowników końcowych na system

Na końcowy kształt systemu, jego funkcjonalności oraz sposób działania pewnych mechanizmów wpływ powinni mieć jego użytkownicy, czyli pracownicy firmy. Od samego początku są źródłem wiedzy „z pierwszej ręki” i warto włączać takie osoby w poszczególne prace. Jest to też czas na oswajanie załogi z nowym systemem.

Kadra zarządzająca oraz powołany zespół projektowo-analityczny muszą zwracać dużą uwagę na pracowników konkretnych działów w kontekście uruchomienia systemu oraz funkcjonalności, a także sposobów pracy z systemem. Zdarza się, że wybrany zespół albo sami członkowie kadry zarządzającej ustalają potrzeby dla wdrażanego systemu: w jaki sposób powinien on działać i jakich funkcji potrzebują pracownicy, aby wykonać powierzone im obowiązki. Jest to w wielu przypadkach szkodliwe i błędne podejście.

Pracownicy działów jako osoby, które będą codziennie korzystały z systemu, muszą mieć głos w dyskusji i powinni móc się wypowiedzieć, zgłaszać swoje uwagi oraz propozycje. To oni najlepiej wiedzą co jest im potrzebne, jak powinno to działać oraz jakie elementy zawierać. Szczególnie ważne jest to w przypadku, gdy następuje przejście z jednego systemu, który użytkowany jest jakiś okres czasu na nowy system. Pracownicy przyzwyczajeni do starego systemu mają wypracowane już pewne nawyki oraz sposoby działania, więc prawdopodobnie będą oczekiwali systemu zbliżonego, o podobnej filozofii działania, a wartością dodaną ma tu być optymalizacja pewnych procesów i usług, jakie oferuje nowy system.

Dlatego też pracownik, którego zaangażuje się w proces „budowania” systemu, będzie chętnie zgłaszać swoje uwagi i propozycje. W końcu to jego narzędzie pracy i jeżeli dostaje możliwość wypowiedzenia się w kwestii ulepszeń, poprawy ergonomii albo uzyskania nowych, ważnych funkcji, zrobi to. Korzyścią jest nie tylko lepiej przemyślane działania systemu, ale też zadowolenie pracowników i ich dodatkowa motywacja.

 Oczywiście w przypadku systemu, w którym do czynienia mamy ze zmianą technologii i filozofii oraz środowiska aplikacyjnego trudno może być zachować przyzwyczajenia pracowników. Niekiedy zmiana systemu będzie bardzo pożądana, szczególnie gdy dotychczasowe rozwiązania przestały spełniać oczekiwania przedsiębiorstwa (np. brak możliwości rozwoju, przestarzała technologia, chęć wprowadzenia innowacyjnych rozwiązań, zmiany w portfelu usług, informatyzacja w nowych obszarach) i powodują frustracje w szeregach pracowniczych (np. niedostosowanie do bieżących potrzeb, spowolnione działanie, utrata ergonomii, niedostosowanie do nowych urządzeń, brakujące aktualizacje czy nieuwzględnione poprawki zgłaszanych błędów).

Istotne w takiej sytuacji jest, aby pracownicy mieli umożliwiony dostęp do jasnej i rzetelnej informacji na temat wdrażanego systemu i mogli się z nim zapoznać na tyle, aby byli w stanie zgłosić swoje spostrzeżenia czy uwagi. Dzięki temu, na bazie doświadczenia, staną się cennym elementem rekonesansu funkcjonalnego oraz użyteczności wdrażanego systemu.

Nieprawidłowa komunikacja wewnętrzna (i zewnętrzna)

Zadbaj o poprawną komunikację w zespole – wspólny język, korzystanie ze znanych i jasnych pojęć, wymiana informacji oraz precyzyjne komunikaty przyczynią się do zmniejszenia liczby nieporozumień i błędów.

Wszelkie prace, rozmowy i ustalenia dotyczące projektu wdrożeniowego powinny być poprzedzone spotkaniem lub nawet serią dobrze przygotowanych i zaplanowanych spotkań, na których zostaną ustalone przynajmniej podstawowe zasady komunikowania się w zespole i między pracownikami. Wszyscy muszą się dobrze rozumieć, używać konkretnego słownika pojęć, ale przede wszystkim wiedzieć, co te pojęcia oznaczają. Informatyk używa innego języka niż przedstawiciel biznesu czy pracownik produkcji. Należy zadbać o integrację na różnych poziomach i wypracowanie wspólnych sposobów komunikacji.

Nie może okazać się, że manager projektu nie dogaduje się z przedstawicielami działów. Niedokładne określenie poszczególnych pojęć może prowadzić do sytuacji, w której każdy z uczestników projektu inaczej interpretuje pewne informacje, a dalej, spodziewa się innego, niż pozostali działania systemu.

 Ponadto odpowiednie zdefiniowanie ról, określenie zadań oraz ram dla tych zadań, a także jasne zakresy czynności i odpowiedzialności przyczynią się do lepszego uporządkowania całości procesu, a przy okazji zaprocentują na przyszłość. Wdrożenie systemu to także swego rodzaju forma nauki i zdobywania kolejnych doświadczeń.

Nierealny harmonogram prac

Opracowywany harmonogram prac powinien uwzględniać różnorodne czynniki mogące mieć wpływ na czas realizacji. Planuj czas racjonalnie, uwzględniaj możliwe opóźnienia. Niekiedy lepiej wydłużyć pewne etapy, niż zwiększać ryzyka przez prace ASAP czy wymuszane deadline’y.

Nierealne ramy czasowe dla wdrożenia systemu to jeden z nierzadko pojawiających się problemów. Określając zakres prac należy dokładnie przemyśleć, w jakim czasie można projekt przeprowadzić. Uwzględnić przy tym należy różnego rodzaju możliwe opóźnienia i problemy (zasoby sprzętowe, ludzkie, przepisy prawa itp.).

Do każdego etapu prac należy podejść z pewną rezerwą i określić realny harmonogram, tak aby zachować margines wahań. Nieprzewidzianych sytuacji można zdarzyć się wiele, a one skutecznie mogą zepsuć harmonogram i spowodować opóźnienia. Pociągać to może problemy w budżecie, a dalej zmuszać przedsiębiorstwo do dokonywania trudnych wyborów np. rezygnacja z niektórych funkcjonalności lub ich okrojenie, zastosowanie zastępczo innych rozwiązań w systemie, radzenie sobie z niezadowoleniem załogi w związku z zagęszczaniem terminów i próbami uratowania harmonogramu poprzez nadgodziny i dodatkową pracę.Warto skorzystać z dostępnych narzędzi i oprogramowania służącego do prowadzenia prac oraz harmonogramowania.

Jeśli podobał Ci się artykuł Kamila, zostaw poniżej komentarz !  zachęcamy również do dzielenia się swoimi przemyśleniami tak jak to zrobił Kamil. Co środę będziemy dla Państwa publikować przemyślenia Kamila.