Przed każdą inwestycją starasz się oszacować jej koszty. Nie inaczej jest w przypadku zakupu systemu ERP – rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem. Informacja o tym, ile kosztuje system ERP jest istotna.

Czynniki wpływające na koszt systemu

To, ile kosztuje system ERP zależy nie tylko od samego systemu. Koszty systemu ERP zależą od kilku czynników.  Są to przede wszystkim

  • Typ wdrożenia
  • Zakres wsparcia systemu
  • Rodzaj licencji
  • Model subskrypcji
  • Ilość użytkowników
  • Ilość customizacji/ dostosowań.

Typ wdrożenia

Jeśli chodzi o typ wdrożenia to na początku warto zaznaczyć, że nie dla każdego systemu będzie można wybrać rodzaj wdrożenia. systemy, które zostały stworzone jako stricte rozwiązania chmurowe (np. NetSuite) można wdrożyć jedynie jako SaaS.

  • On-premise – model tradycyjny, oparty na lokalnej instalacji systemu;
  • SaaS – model oparty na chmurze;
  • Hybryda – połączenie tradycyjnej instalacji z funkcjonalnością nowoczesnej chmury

W tym miejscu warto zaznaczyć, że wdrożenie on-premise jak również wdrożenie hybrydowe łącza się z dodatkowymi wydatkami na infrastrukturę. Te wydatki to konieczność zakupu między innymi serwerów lub wynajmu środowiska w chmurze (Azure, AWS, itp.) na których będzie zainstalowany system.

Kosz zależy również od tego czy usługa będzie wdrażana klasycznie (analiza potrzeb + realizacja) czy w podejściu rapidowym – czyli szybkim (oparcie się o standardową funkcjonalność + ewentualne zmiany później).

Zakres wsparcia systemu

Od tego jakie moduły wdrożymy w naszej firmie i ile ich będzie zależeć będzie cena wdrożenia. Będzie to miało wpływ zarówno na koszt samego wdrożenia/instalacji systemu, jak również na to, ile kosztuje system ERP w późniejszym utrzymaniu.  Warto pamiętać, że nowoczesne rozwiązania, takie które oferuje IT Vision pozwalają na „dokładanie i odejmowanie” modułów i obszarów wsparcia w zależności od potrzeb firmy.

Model subskrypcji

Możliwość wyboru subskrypcji zależy od konkretnego systemu. Jednak ceny będą się różnić w zależności od tego czy będziemy opłacać użytkowników raz na rok, czy w cyklu miesięcznym.

Jakie są modele subskrypcji:

  • Subskrypcja – opłata miesięczna, zależna od ilości użytkowników i zakresu funkcjonalności. Pozwala na większą swobodę w zarządzaniu uprawnieniami i kosztami.
  • Licencja – opłata roczna, zależna od ilości użytkowników i zakresu funkcjonalności. Ma mniejszą swobodę w zarządzaniu ilością licencji (obniżaniem ich), ale w rozliczeniu rocznym jest tańsa (przy stałej ilości użytkowników)

Rodzaj licencji

Rodzaj licencji to tak naprawdę możliwa funkcjonalność, która będzie dostępna dla danej grupy użytkowników. Oczywiście na cenę będzie miała wpływa także sama ilość użytkowników. Na przykład Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje cztery rodzaje użytkowników:

  • Essentials – finanse, sprzedaż, zakupy, magazyn, projekty;
  • Premium – Essentials i dodatkowo serwis, produkcja;
  • Team Members – dostęp do kilku wybranych funkcji w ramach danego modułu
  • Mobile – użytkownik korzystający z funkcji magazynowych/produkcyjnych za pomocą urządzenia mobilnego.

Ilość użytkowników

Mimo, że płacimy za każdego użytkownika systemu, to dostawcy czasem oferują zróżnicowane progi kwotowe, w zależności od ostatecznej ilości użytkowników. Co ważne zawsze możesz zwiększyć lub zmniejszyć ilość użytkowników. Jednak w przypadku częstych liczy userów lepsze będzie rozwiązanie oferujące comiesięczną płatność (model subskrypcji).

Ilość customizacji/ dostosowań

To, ile kosztuje system ERP zależy również od ilości dostosowań. Jeśli posiadasz standardowe potrzeby, to bazowe funkcjonalności przewidziane w systemie powinny być wystarczające dla Twojej firmy. Jednak jeśli Twoja firma działa nieszablonowo i potrzebuje indywidualnych rozwiązań, to może się okazać, że dobrym wyjściem będzie inwestycja w dedykowane dostosowania systemu.

Koszty wewnętrzne

Koszty systemu ERP to nie tylko te zobowiązania, które powstają wobec partnera wdrożeniowego. Po swojej stronie również będziesz mieć koszty wewnętrzne. Będą to między innymi koszty personelu, własny nakład pracy. W zależności od typu wdrożenia pojawią się również koszty związane z dostosowaniem firmy i infrastruktury IT.

Koszty utrzymania

W wycenie kosztów posiadania systemu ERP należy wziąć po uwagę również koszty utrzymania systemu po jego wdrożeniu. Oprócz ewentualnych kosztów subskrypcji czy licencjo mogą występować również dodatkowe koszty. Wśród nich mogą być koszty aktualizacji, planów abonamentowych, umowy serwisowej, własnego personelu czy dodatkowych szkoleń.

Ile kosztuje system ERP – tanio nie zawsze oznacza taniej!

Pamiętaj! Przy wyborze systemu ERP jego koszt, zwłaszcza koszt wdrożenia, nie powinien być decydujący. Zwróć uwagę na dodatkowe i ukryte koszty takie tak koszty aktualizacji, koszty infrastruktury technicznej, koszty dodatkowych użytkowników i nowych modułów. Warto też zwrócić uwagę na przyszłość systemu. Na to czy jest nowoczesny, czy jego twórcy patrzą w przyszłość? Czy może jednak istnieje ryzyko konieczności całkowitej zmiany systemu na nowy po kilku latach?

Pamiętaj, że koszty powinieneś rozpatrywać w całym okresie użytkowania systemu – czyli np. 7 lat. Tu warto też zwrócić uwagę na pozycję dostawcy systemu. Czy dostawca będzie się z nami rozwijał i zaproponuje nam nowy system lub upgrade po tym czasie? Czy istnieje duże ryzyko, że będziemy musieli znaleźć nowego dostawcę systemu?