INFOCONSULTING i IFS wspierają Firmę Y SOFT

Y SOFT Corporation to międzynarodowa firma oferująca unikalne rozwiązania w zakresie druku, które umożliwiają firmom i organizacjom skuteczną kontrolę kosztów, zmniejszenie ilości odpadów, zwiększenie komfortu użytkowania i pozytywny wpływ na środowisko. Mając na celu międzynarodową ekspansję, firma poszukiwała światowej klasy systemu, który miałby również perspektywę na przyszłość. Martin De Martini, CIO w Y Soft, dodaje: „Ostatecznie zdecydowaliśmy się na IFS Applications nie tylko dzięki systemowi, ale także podejściu firmy-dostawcy. Ich konsultanci naprawdę zorganizowali wszystko, czego potrzebowaliśmy, i w pełni dostosowali się do naszych specyficznych wymagań.”

POTRZEBA KOMPLEKSOWEGO ROZWIĄZANIA

Firma Y Soft powstała początkowo, jako studencki spin-off. Z czasem stała się numerem jeden w dziedzinie technologii druku i jest producentem i dostawcą rozwiązania druku YSoft SafeQ. Technologie Y Soft pomagają firmom i dużym organizacjom zoptymalizować drukowanie, kopiowanie i skanowanie nie tylko na poziomie centrali, ale także w całej sieci oddziałów. Celem Y Soft jest zadowolenie klienta we wszystkich aspektach i ciągłe poszukiwanie sposobów na zapewnienie klientowi najwyższej jakości w danej cenie. Niezależnie od tego, czy oznacza to optymalne finansowanie, zalety technologiczne, prostotą czy doskonałą obsługę klienta. W związku z dynamicznym rozwojem firmy, zaistniała potrzeba znalezienia rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem i planowania zasobów klasy ERP, które mogłoby wspierać kluczowe procesy biznesowe i umożliwić pojedynczemu systemowi zastąpienie wielu starszych aplikacji, a także zapewnić lokalne wsparcie
biznesowe w regionach, w których Y Soft prowadzi działalność Po przeprowadzeniu kompleksowej oceny rynku oprogramowania dla przedsiębiorstw wybrano system ERP IFS Applications. Marcel Fejtek, dyrektor operacyjny w firmie Y Soft, dodał:

Firma IFS spodobała nam się, ponieważ jest w stanie objąć szeroki zakres
procesów i operacji biznesowych w jednej aplikacji. Szukaliśmy jednego rozwiązania, które zastąpiłoby jak najwięcej naszych starszych systemów, nie tylko dla zarządu firmy w Brnie, ale także dla wszystkich
naszych oddziałów. Ważna była dla nas również możliwość samodzielnego developmentu systemu, co w przeszłości okazało się najbardziej efektywnym sposobem dalszego rozwoju. Ponieważ
uważamy się za firmę innowacyjną, oferującą najlepsze rozwiązania, logicznie rzecz biorąc oczekujemy tego samego od systemów wewnętrznych.

WDROŻENIE

Wdrożenie rozpoczęto w 2015 roku, przy czym go-live w Czechach zaplanowano na wrzesień 2016 roku, a wdrożenie w międzynarodowych oddziałach Y Soft miało nastąpić do października 2017 roku. Mimo, że wdrożeniu towarzyszyła duża liczba niestandardowych modyfikacji i to również w Czechach, pierwsze wdrożenie nowego systemu IFS Applications 9 przebiegło bez problemów.
Martin de Martini, dyrektor ds. informatyki w firmie Y Soft, dodał:

Podczas wdrożenia rozwiązaliśmy wiele problemów z przeszłości i nasi pracownicy bardzo na tym skorzystali. Jednak, mimo że mieliśmy te wewnętrzne problemy, dostawca systemu ERP podszedł do tego w sposób wzorcowy. Konsultanci spędzili z nami dosłownie dni i noce i rozwiązali z naszymi pracownikami wszystko, co było potrzebne. Śmiem twierdzić, że bez nich moglibyśmy anulować cały proces i wrócić do starego systemu. Być może będę mówił w imieniu
wszystkich, gdy powiem, że dziś wszyscy jesteśmy szczęśliwi, że mamy system, który nadal wspiera rozwój i zarządzanie firmą. Patrząc wstecz na niektóre procesy, zastanawiam się teraz, jak mogliśmy je wykonywać lata temu. Krótko mówiąc – narodziny były bolesne, ale zdecydowanie się opłaciły. Bez takiego systemu nie bylibyśmy już w stanie zarządzać firmą.

KLUCZOWE WYZWANIA WDROŻENIOWE

• Optymalizacja i pozioma integracja procesów wewnętrznych organizacji.
• Wprowadzenie koncepcji „multi-site”.
• Wprowadzenie nowoczesnych elementów organizacji pracy i komunikacji.
• Centralizacja standardów procesowych w oddziałach zagranicznych.

DALSZY ROZWÓJ
Praca nad systemem ERP nie kończy się na projekcie wdrożeniowym, a zgodnie z rozwojem Y Soft, zrealizowano szereg wymagań rozwojowych. „Doceniam, że InfoConsulting było w stanie zaoferować nam doradztwo dostosowane do naszych potrzeb i szybkość realizacji, która pomaga nam dotrzymać tempa naszym innowacjom” – mówi Tomáš Krejza, Starszy Konsultant ERP w Y Soft.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA

• Scentralizowane funkcje systemu IFS Applications są wykorzystywane na różnych poziomach w zależności od procesów zachodzących w spółkach grupy Y Soft Corporation. Rozwiązania są wykorzystywane globalnie, dzięki czemu możliwe było całkowite zastąpienie pierwotnego systemu ERP.
• Rozwiązanie globalne jest oparte na jednej bazie danych. Enterprise Explorer (IEE) jest dostępny dla wszystkich użytkowników z jednego łącza.
• Wszystkie firmy z grupy Y Soft Corporation są we wspólnej bazie danych. Tworzona jest macierz łańcucha dostaw pomiędzy lokalizacjami tych firm. Macierz ta definiuje warunki dostawy i transportu, w tym czasy dla różnych środków transportu. System wykorzystuje ograniczenia określone w macierzy do ujednoliconego zarządzania zapasami. Zapotrzebowanie na zapasy w lokalizacjach jest automatycznie lub ręcznie dostarczane za pomocą zleceń dystrybucji. Zlecenia dystrybucyjne sterują realizacją zamówień zakupu (po stronie klienta) i zamówień odbiorcy (po stronie dostawcy).
• Integracja systemu IFS Applications z systemami wewnętrznymi zwiększyła produktywność oraz zapewniła spójne i efektywne zarządzanie danymi pochodzącymi z różnych źródeł.

O firmie Y SOFT

Y Soft to międzynarodowa firma oferująca unikalne rozwiązanie w zakresie druku (oprogramowanie i sprzęt), które umożliwia firmom i organizacjom skuteczną kontrolę kosztów, zmniejszenie ilości odpadów, zwiększenie komfortu pracy użytkowników oraz wywieranie pozytywnego wpływu na środowisko. Platforma YSoft SafeQ daje organizacjom możliwość osiągnięcia wysokiej konkurencyjności dzięki wykorzystaniu wydajnych rozwiązań druku 2D i 3D, możliwości skanowania dokumentów oraz uproszczonego, zautomatyzowanego
przepływu pracy. Y Soft ma siedzibę główną w Brnie i posiada biura w 16 krajach, zatrudniając ponad 300 osób, z których 42% specjalizuje się w badaniach i rozwoju. Więcej informacji o firmie można znaleźć na stronie YSOFT.com