Dlaczego warto zaimplementować system zarządzania dokumentami (DMS) w Twoim przedsiębiorstwie?
Umowy, faktury, dokumentacja – rosnąca liczba dokumentów sprawia, że archiwum przedsiębiorstwa stale się powiększa. Najnowsze badania wykazały, że ręczne zarządzanie dokumentami pochłania między 40 a 60 procent czasu pracy. A czas potrzeby na znalezienie pojedynczego dokumentu wynosi przy tym średnio 18 minut. Równie istotne są kwestie finansowe i ekologiczne związane ze zużyciem papieru. Według organizacji WWF, prawie co drugie ścięte przemysłowo drzewo przetworzone jest na papier. A do produkcji kilograma papieru potrzeba nawet 100 litrów wody i ogromna ilość energii.
Jak uniknąć góry papieru i uefektywnić procesy w przedsiębiorstwie? Pierwszym krokiem do cyfrowej przyszłości jest niezawodny system zarządzania dokumentami (DMS).
Skróć czas poświęcany na wyszukiwanie i poznaj możliwości systemu DMS
Zwykle to finanse i księgowość, to miejsce wykorzystujące system DMS. To tu każdego dnia trafiają dokumenty istotne podatkowo, tj.: zamówienia, dowody dostaw czy faktury. Dokumenty, które opracowane i zarchiwizowane są zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedsiębiorstwa decydują się na tzw. rozwiązania wyspowe, np. foldery sieciowe lub napędy lokalne, które nie są ogólnie dostępne. Już przy kolejnym audycie doprowadzi to do problemów, jeżeli biegły rewident nie dotrze do istotnych informacji.
Centralne rozwiązanie DMS wspiera pracowników nie tylko w procesie archiwizacji, ale również przy udostępnianiu dokumentów do całego przedsiębiorstwa. Dzięki odpowiedniemu słowu kluczowemu, właściwy dokument w ułamku sekundy jest odszukany i zatwierdzony cyfrowo. Po wprowadzeniu systemu zarządzania dokumentami poszczególne zespoły wspólnie pracują na dokumencie, nawet jeżeli dzieli je ogromy dystans geograficzny. W czasach pracy zdalnej i oddziałów międzynarodowych funkcjonalność ta ma coraz większe znaczenie.
DMS i Compliance – pasuje jak ulał
Przepisy księgowe zabraniają wprowadzania zmian w księgowaniach oraz w chronologii rejestracji, np. w przypadku dokumentów wychodzących, istotnych podatkowo. Dokumenty te przechowujemy w taki sposób, żeby nie wprowadzać zmian, lub też zmiany były jednoznacznie protokołowane.
Za pomocą rozwiązania proALPHA DMS szybko i prosto realizujesz te wymagania, bez konieczności długotrwałego blokowania zasobów. Ponadto dokumentujesz procedury audytu finansowego i w razie potrzeby udostępniasz tę dokumentację odpowiednim organom.
Do zalet oprogramowania należy też indeksowanie. Każdy dokument elektroniczny posiada jednoznaczny indeks, na podstawie, którego znajdziesz go poprzez wewnętrzną wyszukiwarkę za pomocą jednego kliknięcia. Powiązanie pomiędzy dokumentem a indeksem jest przy tym utrzymane przez cały okres archiwizacji. Dla dokumentów biznesowych – co najmniej 10 lat.
Oszczędne wykorzystanie zasobów i ochrona środowiska
Ekozarządzanie to istotny temat dla wielu przedsiębiorstw. Jedno z założeń to prowadzenie biura bez papieru. Rezygnacja z papieru może nie tylko poprawić bilans środowiskowy przedsiębiorstwa, ale również faktycznie zmniejszyć emisję dwutlenku węgla. Ponadto mniej papieru oznacza niższe koszty. Zakup tonerów do drukarek oraz konserwacje urządzeń stają się zbyteczne, a koszty utrzymania pomieszczeń zajmowanych przez archiwum zostaje zredukowane. Co więcej, nakłady na cyfryzację w ramach zrównoważonego rozwoju są często dotowane przez państwo. W Niemczech istnieje (przykładowo) inicjatywa Ministerstwa Gospodarki pod hasłem „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU”. („Cyfrowo teraz – wsparcie inwestycji dla małych i średnich przedsiębiorstw”).
Wykorzystaj implementację rozwiązania DMS do rozpoczęcia cyfryzacji Twojego przedsiębiorstwa. Przyznając wysoki priorytet projektowi wdrożenia systemu DMS umożliwisz jego sprawne przeprowadzenie w obrębie całego przedsiębiorstwa. Nasza wskazówka: Również małe i średnie przedsiębiorstwa powinny mierzyć wysoko!
Ostatnie komentarze